Fahrtkostenzuschuss: Unterstützung für den Arbeitsweg – auch mit dem PKW

Steigende Mobilitätskosten belasten viele Arbeitnehmer spürbar. Mit einem Fahrtkostenzuschuss können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter gezielt entlasten. Dabei ist sowohl die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel als auch des eigenen PKW förderfähig – unter bestimmten steuerlichen Rahmenbedingungen.

Was bedeutet ein Fahrtkostenzuschuss?

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers zur Unterstützung der Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Er kann zusätzlich zum Gehalt gewährt werden und ist besonders attraktiv, da er unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich begünstigt ist.

Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitsweg mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem eigenen PKW zurückgelegt wird. Rechtlich handelt es sich um eine freiwillige Arbeitgeberleistung, die je nach Ausgestaltung pauschal versteuert oder vollständig steuerfrei ausgezahlt werden kann.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Voraussetzung ist, dass es sich um Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte handelt. Nur für diese regelmäßigen Arbeitswege kann der Zuschuss gewährt werden.

Die Höhe orientiert sich grundsätzlich an der Entfernungspauschale. Diese beträgt seit dem 01.01.2026 0,38 € pro Kilometer ab dem ersten Entfernungskilometer (einfache Strecke).

Wichtig ist, dass der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird, wenn steuerliche Vorteile genutzt werden sollen.

Für wen gilt der Fahrtkostenzuschuss?

Grundsätzlich können alle Arbeitnehmer von einem Fahrtkostenzuschuss profitieren, unabhängig davon, ob sie in Vollzeit, Teilzeit oder als Minijobber beschäftigt sind. Entscheidend ist lediglich, dass es sich um Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte handelt.

Nicht relevant ist die Regelung hingegen für Mitarbeiter, die bereits einen Dienstwagen mit privater Nutzungsmöglichkeit erhalten, da hier andere steuerliche Regeln greifen.

Welche Formen des Zuschusses gibt es?

Der Fahrtkostenzuschuss kann unterschiedlich ausgestaltet sein. Häufig übernehmen Arbeitgeber die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel ganz oder teilweise. Alternativ kann ein pauschaler Zuschuss für PKW-Fahrten gezahlt werden, orientiert an der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.

Auch Mischformen sind möglich, etwa wenn Mitarbeiter teilweise mit dem Auto und teilweise mit Bus oder Bahn fahren.

Steuerliche Behandlung

Für Fahrten mit dem PKW kann der Arbeitgeber den Zuschuss pauschal mit 15 % versteuern (§ 40 Abs. 2 EStG). In diesem Fall bleibt der Zuschuss für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei.

Allerdings wird die Entfernungspauschale in der Einkommensteuererklärung entsprechend gekürzt, da der Vorteil bereits über den Arbeitgeber berücksichtigt wurde.

Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel können nach § 3 Nr. 15 EStG unter bestimmten Voraussetzungen sogar vollständig steuerfrei gewährt werden, wenn sie zusätzlich zum Gehalt erfolgen.

Dokumentation für Prüfungen

Auch beim Fahrtkostenzuschuss lohnt sich eine saubere Dokumentation. Arbeitgeber sollten die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nachvollziehbar festhalten, etwa über eine kurze schriftliche Erklärung des Mitarbeiters oder eine Kilometerberechnung.

Bei pauschal versteuerten Zuschüssen empfiehlt sich zusätzlich ein Vermerk in der Lohnabrechnung, damit die Anwendung von § 40 Abs. 2 EStG im Falle einer Prüfung nachvollziehbar bleibt.

Praxisbeispiel: Fahrtkostenzuschuss im Unternehmensalltag

Ein Mitarbeiter fährt täglich 25 Kilometer mit dem eigenen PKW zur Arbeit. Der Arbeitgeber zahlt einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss auf Basis der Entfernungspauschale.

Dieser Zuschuss wird pauschal mit 15 % versteuert und bleibt für den Mitarbeiter sozialabgabenfrei. Im Gegenzug reduziert sich die absetzbare Entfernungspauschale in der Steuererklärung entsprechend.

Fazit: Flexible Unterstützung für den Arbeitsweg

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine einfache und flexible Möglichkeit, Mitarbeiter bei ihren täglichen Fahrtkosten zu entlasten – unabhängig davon, ob sie mit dem PKW oder öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sind.

Durch die pauschale Besteuerung oder sogar Steuerfreiheit bei bestimmten Varianten entstehen sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer attraktive Vorteile. Wichtig ist eine saubere Umsetzung unter Beachtung der steuerlichen Vorgaben – oft lässt sich der Fahrtkostenzuschuss zudem gut mit anderen steuerfreien Leistungen kombinieren, etwa Dienstgeräten oder Personalrabatten.