eAU: Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung 2023
Bisher war der gelbe Krankenschein eine vertraute Erscheinung in unserer Arbeitswelt und im Gesundheitssystem. Doch seit dem 1. Januar 2023 wird die klassische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform durch die digitale Krankschreibung ersetzt. Das bedeutet, dass der gelbe Krankenschein der Vergangenheit angehört und durch eine digitale Variante abgelöst wird. In diesem Blog erfahren Sie mehr über diese Veränderung.
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ca. 3 Minuten
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Autor
Sebastian Mayer
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Was ist die eAU?
Die eAU – die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – ist eine digitale Bescheinigung, die die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin bescheinigt. Seit Januar 2023 in Deutschland eingeführt, soll die eAU nach und nach die bisherigen Papierbescheinigungen ersetzen.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können die eAU digital an ihren Arbeitgeber übermitteln und müssen dafür nicht persönlich zu dem Arbeitgeber oder zur Krankenkasse gehen. Dadurch wird der Prozess beschleunigt und vereinfacht.
Die eAU wird über die elektronische Gesundheitskarte (eGK) ausgestellt und kann vom Arbeitgeber elektronisch abgerufen werden. Dabei werden Datenschutz und Datensicherheit berücksichtigt, um den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
Wie lief der Prozess der AU bisher ab?
Im Zuge der Digitalisierung wird der Prozess der AU vereinfacht. Wenn der Arzt eine Arbeitsunfähigkeit feststellt, kann er die eAU ausstellen, indem er die Daten zur Arbeitsunfähigkeit in ein elektronisches Formular einträgt. Die eAU wird digital signiert und auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) des Patienten gespeichert und der Krankenkasse elektronisch übermittelt. Der Arbeitgeber kann die eAU elektronisch abrufen und überprüfen. Der Datenschutz wird dabei gewährleistet.
Durch die Einführung der eAU ergeben sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einige Vorteile, wie Zeitersparnis und vereinfachte Prozesse bei Krankmeldungen. Seit dem 1. Juli 2022 müssen Krankmeldungen ausschließlich elektronisch an die Krankenkasse übermittelt werden und können dann vom Arbeitgeber abgerufen werden.
So geht die eAU
Im Zeitalter der Digitalisierung müssen auch Prozesse wie die AU vereinfacht werden. Im Zuge dessen soll die eAU eine Entlastung der Patienten/Mitarbeiter, sowie der Unternehmen aufweisen.
Inwieweit dieser Vorgang bereits digitalisiert, in Teilen sogar automatisiert abläuft, werden wir in folgendem durchleuchten.
Schritt 1: Der Arbeitnehmer sucht bei einer Erkrankung einen Arzt auf und lässt sich untersuchen. Der Arzt stellt fest, ob der Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist oder nicht.
Schritt 2: Wenn der Arzt eine Arbeitsunfähigkeit feststellt, kann er die eAU ausstellen. Dazu trägt der Arzt die Daten zur Arbeitsunfähigkeit in ein elektronisches Formular ein. Diese Daten umfassen u.a. den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit und den Grund dafür. Die eAU wird digital signiert und auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) des Patienten gespeichert und der Krankenkasse elektronisch übermittelt.
Schritt 3: Der Mitarbeiter meldet sich weiterhin wie gewohnt telefonisch oder schriftlich beim Arbeitgeber krank.
Schritt 4: Der Arbeitgeber kann über seine Lohn-Software oder eine eAU-fähige Zeiterfassung bei der Krankenkasse elektronisch den Zeitraum der Krankmeldung anfragen. Dafür benötigt er eine spezielle Software, um die eAU zu entschlüsseln und auf ihre Echtheit zu überprüfen.
Schritt 5: Die Krankenkasse meldet proaktiv mit einem Versatz von 1-2 Tagen die wichtigsten Informationen zurück.
Die eAU enthält die gleichen Angaben wie die herkömmliche AU in Papierform, z.B. den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit und den Grund dafür. Allerdings enthält sie auch eine eindeutige Signatur, die ihre Echtheit bestätigt.
Schritt 6: Der Datenschutz wird dabei gewährleistet, da der Zugriff auf die eAU nur durch berechtigte Personen erfolgen kann. Der Arbeitnehmer gibt seine Zustimmung zur Weitergabe der Daten an den Arbeitgeber und hat jederzeit das Recht, die Daten einzusehen und zu kontrollieren.
Durch die Digitalisierung des Krankschreibungsverfahrens soll ein schlankerer Prozess erreicht werden, der Unternehmen und Mitarbeiter:innen entlastet. Schon seit dem 1. Oktober 2021 können Krankmeldungen digital an die Krankenkasse übermittelt werden. Seit dem 1. Juli 2022 müssen Krankmeldungen ausschließlich elektronisch an die Krankenkasse übermittelt werden. Seit dem 01. Januar 2023 müssen Krankmeldungen ausschließlich elektronisch an die Krankenkasse übermittelt werden und können dann vom Arbeitgeber abgerufen werden.
Die Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Durch die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ergeben sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einige Vorteile:
Vorteile für Arbeitgeber:
Zeitersparnis: Das neue Verfahren soll dem Arbeitgeber Zeit sparen, da er die eAU elektronisch erhält und nicht mehr manuell erfassen muss. Dadurch kann er die eAU schneller bearbeiten und die Abwesenheit des Arbeitnehmers schneller organisieren.
Geringerer Verwaltungsaufwand: Da die eAU direkt in das digitale System des Arbeitgebers übertragen wird, reduziert sich der Verwaltungsaufwand für den Arbeitgeber.
Höhere Datensicherheit: Die eAU ist digital signiert und damit fälschungssicher. Dadurch erhöht sich die Datensicherheit für den Arbeitgeber.
Weniger Papierkram: Durch die Digitalisierung der AU entfällt der Papierkram, den der Arbeitgeber bislang mit der Papier-AU hatte. Das spart Platz und Ressourcen.
Vorteile für Arbeitnehmer:
Bequemer und schneller: Durch die Übermittlung der eAU per Internet ist der Prozess für Arbeitnehmer bequemer und schneller. Es entfällt der Gang zur Post oder zum Arbeitgeber.
Weniger Aufwand: Da die eAU direkt auf der elektronischen Gesundheitskarte des Arbeitnehmers gespeichert wird, muss dieser die eAU nicht mehr ausdrucken oder abholen.
Datenschutz: Die eAU bietet einen besseren Schutz der persönlichen Daten als die herkömmliche AU auf Papier.
Kein Verlust mehr: Die eAU kann nicht mehr verloren gehen, da sie auf der elektronischen Gesundheitskarte des Arbeitnehmers gespeichert wird.
Ist die eAU auch bei Minijobbern gleich?
Auch für Minijobber gelten dieselben Regelungen wie für alle anderen Arbeitnehmer auch. Das bedeutet, dass sie im Krankheitsfall ebenfalls eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) vom Arzt erhalten können. Diese wird dann elektronisch an die Krankenkasse übermittetl und kann vom Arbeitgeber abgerufen werden.
Wichtig ist jedoch zu beachten, dass die Krankenkasse des Minijobbers oft unbekannt ist, da in der Lohnsoftware die Minijobzentrale eingetragen werden muss. Die Minijobzentrale ist keine Krankenkasse im klassischen Sinne und hat somit keine Informationen über die Krankheit eines Minijobbers. Als Arbeitgeber sollten Sie daher immer auch die tatsächliche Krankenkasse eines Minijobbers erfragen und im Lohnsystem eintragen.
Unser Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) einige Vorteile gegenüber der herkömmlichen Papier-AU bietet. Der Prozess der Krankschreibung und Übermittlung wird schlanker und schneller, was sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern zugutekommt. Die eAU ist digital signiert und damit fälschungssicher, was die Datensicherheit erhöht. Arbeitnehmer profitieren von einem bequemeren und schnelleren Prozess sowie einem höheren Datenschutz.
Allerdings gibt es auch einige Herausforderungen bei der Einführung der eAU, wie beispielsweise, dass Arbeitgeber die Krankheiten proaktiv abrufen müssen, was zu zusätzlichem Aufwand in der Lohnabrechnung verursacht.
Insgesamt bietet die eAU jedoch Potenzial für eine effizientere und zeitgemäßere Abwicklung des Krankschreibungsverfahrens und kann somit einen positiven Beitrag für die Arbeitswelt und das Gesundheitssystem leisten.
Konnten wir helfen?
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