Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber wissen müssen

Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber wissen müssen

Welche Entgeltunterlagen sind ab 2027 betroffen?

Nicht sämtliche Personalunterlagen fallen automatisch unter die Vorgabe. Welche Entgeltunterlagen elektronisch zu führen sind, ergibt sich insbesondere aus § 8 BVV.

Dazu gehören unter anderem:

• Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht
• Unterlagen zu geringfügig Beschäftigten
• Unterlagen zu kurzfristig Beschäftigten
• bestimmte Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse
• Unterlagen bei Entsendungen
• Sozialversicherungsmeldungen und bestimmte Rückmeldungen
• Nachweise über Elterneigenschaft und Kinder
• Unterlagen zu Statusfeststellungsverfahren
• Bescheide zur Feststellung der Versicherungspflicht
• die Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz
• Aufzeichnungen nach dem MiLoG und dem AEntG
• Unterlagen zu Pflegezeit und Pflegeunterstützungsgeld
• bestimmte Unterlagen im Zusammenhang mit übernommenen Studiengebühren
• Erklärungen zum Verzicht auf Entgeltansprüche

Welche Unterlagen im konkreten Fall erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis und Sachverhalt ab.

Warum müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden?

Die elektronische Führung von Entgeltunterlagen ist Teil der zunehmenden Digitalisierung der Sozialversicherung und Betriebsprüfung. Relevante Dokumente sollen dadurch schneller und einfacher elektronisch geprüft und bereitgestellt werden können.

Für Arbeitgeber bedeutet die Umstellung gleichzeitig die Möglichkeit, bisher papierbasierte Prozesse zu reduzieren und Personal- sowie Payroll-Unterlagen zentral und strukturiert digital zu verwalten.

Was müssen Arbeitgeber jetzt beachten?

Unternehmen sollten zunächst prüfen, wie Entgeltunterlagen aktuell gespeichert und verarbeitet werden. Wer noch mit Papierakten oder unterschiedlichen Ablageorten arbeitet, sollte rechtzeitig einen einheitlichen digitalen Prozess schaffen.

Wichtig ist insbesondere, dass Dokumente:

• digital erfasst werden
• eindeutig dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet sind
• sicher gespeichert werden
• jederzeit lesbar bleiben
• bei Bedarf schnell gefunden und bereitgestellt werden können

Eine digitale Personalakte, ein Dokumentenmanagementsystem oder eine entsprechende HR- bzw. Payroll-Lösung kann dabei unterstützen.

Was bedeutet die elektronische Pflicht für Betriebsprüfungen?

Auch Betriebsprüfungen werden zunehmend digital abgewickelt. Entgeltunterlagen müssen deshalb so gespeichert werden, dass sie bei einer Prüfung verfügbar, lesbar und elektronisch bereitstellbar sind.

Eine strukturierte Ablage wird damit immer wichtiger. Dokumente lediglich irgendwo digital abzuspeichern, reicht in der Praxis nicht aus, sie sollten eindeutig zugeordnet und schnell auffindbar sein.

Welche Vorteile bietet eine digitale Dokumentenablage?

Die Umstellung auf elektronische Entgeltunterlagen ist zunächst eine gesetzliche Anforderung. Gleichzeitig bietet sie Unternehmen die Chance, bestehende HR- und Payroll-Prozesse zu vereinfachen.

Digitale Prozesse können beispielsweise:

• Papier und physische Ablage reduzieren
• Dokumente schneller auffindbar machen
• administrative Prozesse vereinfachen
• die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen erleichtern

Damit wird die elektronische Dokumentenverwaltung zunehmend zu einem festen Bestandteil moderner Personal- und Lohnabrechnungsprozesse.

Fazit: Unternehmen sollten sich rechtzeitig auf 2027 vorbereiten

Spätestens ab dem 01.01.2027 müssen die betroffenen Entgeltunterlagen auch von Arbeitgebern elektronisch geführt werden, die bisher von der Verpflichtung befreit waren.

Unternehmen sollten deshalb frühzeitig prüfen, ob ihre bestehenden Prozesse die Anforderungen bereits erfüllen und ob relevante Dokumente digital, strukturiert und zuverlässig verwaltet werden können.

Die Umstellung ist damit nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch eine Möglichkeit, die eigene Personalverwaltung dauerhaft digitaler und effizienter aufzustellen.