LOWEB: Krank bei Eintritt
Einleitung
In dieser Hilfestellung wird beschrieben, welche Eingaben in unserer Online-Lösung “LOWEB” zu erfassen sind, wenn ein neuer Mitarbeiter bei Eintritt in die Firma ab dem ersten Tag erkrankt ist.
Erkrankt der neue Mitarbeiter nicht gleich am ersten Tag (aber in den ersten 28 Tagen der Beschäftigung), ist dieser Anleitung nicht zu folgen. Für weitere Informationen zum Vorgehen in diesem Fall verweisen wir auf die Hinweise am Ende der Seite.
Bedingungen
Ist ein Arbeitnehmer krank und arbeitsunfähig, zahlt der Arbeitgeber in der Regel für die ersten 6 Wochen (42 Kalendertage) den Lohn weiter fort (Lohnfortzahlung). Dieses Recht besteht jedoch nur, wenn das Arbeitsverhältnis 4 Wochen (28 Kalendertage) ununterbrochen dauert (§ 3 Abs. 3 EFZG). Ist der Mitarbeiter am ersten Tag (Eintrittsdatum) der Beschäftigung bereits erkrankt, so ist die Fehlzeit "Krank bei Eintritt" zu hinterlegen.
Der Arbeitgeber muss während der ersten 4 Wochen bzw. 28 Kalendertage des Arbeitsverhältnisses den Lohn nicht weiter zahlen. Stattdessen zahlen die Krankenkassen den Mitarbeitern in diesem Zeitraum direkt das Krankengeld. Die Wartezeit kann durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen verkürzt werden, was den Mitarbeitern zugute kommt.
Ist der Arbeitnehmer länger als 4 Wochen krank, beginnt die Lohnfortzahlung für bis zu 6 Wochen durch den Arbeitgeber ab der 5ten Woche bzw. ab dem 29 Kalendertag. Die Wartezeit mindert nicht den Anspruch auf Weiterzahlung.
Vorgehensweise
Im gezeigten Beispiel beginnt das Arbeitsverhältnis am 1. Juli 2026 und das monatliche Bruttogehalt beträgt 2.500,00 Euro. Der neue Mitarbeiter erkrankte in den ersten 28 Tagen, direkt am ersten Tag der Beschäftigung und war in der Zeit vom 1. bis 12. Juli abwesend. Die Krankheitszeit wird daher als Fehlzeit "Krank bei Eintritt" erfasst und der Lohn/das Gehalt wird um die 12 Abwesenheitstage gekürzt.
In der Lohnabrechnung wird die Krankheit während der 4-wöchigen Wartezeit wie folgt erfasst:
1. Wählen Sie in der linken Menüleiste unter “Lohnabrechnung” das Untermenü “Personal” aus und markieren danach den entsprechenden Mitarbeiter.
2. Wählen Sie dann die “Monatsdaten” und darunter das Register “Urlaubs- und Fehlzeiten” aus.
3. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche “Bearbeiten”.
4. Wählen Sie nun die Fehlzeit “Krank bei Eintritt” im Feld “Status” aus.
5. Erfassen Sie dann in den Feldern “von” und “bis” den Zeitraum der Fehlzeit und klicken auf “Eintragen”. Damit wird die Fehlzeit im Kalender hinterlegt und farbig (grau) dargestellt.
6. Beenden Sie die Eingaben mit “Speichern”.
7. Unter den “Monatsdaten” wird im Register “Lohn und Gehalt” das gekürzte Bruttoentgelt für den aktuellen Zeitraum angezeigt. Das Gehalt wird automatisch gekürzt, wenn die Eigenschaft “Fixbeträge automatisch kürzen" bei der jeweiligen Lohnart aktiviert ist, so wie in unserem Beispiel bei der Lohnart LA 099.
Die Kürzung des Gehalts erfolgt im Beispiel nach der 30stel-Methode (vgl. hierzu auch Teillohnberechnung, Abschnitt "30stel-Berechnungsmethode") wie folgt:
2.500 € / 30 SV-Tage = 83,33 € pro Tag x 19 Tage (31-12) = 1.583,27 €
Hinweise
Bei dieser Hilfe handelt es sich um eine unverbindliche Auskunft, die lediglich den Standardfall beschreibt. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers.
Krankheit beginnt erst nach dem ersten Arbeitstag aber noch in den ersten 28 Tagen
Beginnt ein neuer Mitarbeiter z.B. am 01.07.2026 seine Beschäftigung und erkrankt am 10.07.2026, ist die Fehlzeit “Krankengeld von KK (privat oder gesetzlich” zu verwenden und nicht die Fehlzeit “Krank bei Eintritt”. In diesem Fall orientieren Sie sich an der Hilfestellung “Krankheit länger als 6 Wochen (Krankengeldbezug)”.
Entgeltbescheinigung
Ein neu eingestellter Arbeitnehmer hat in den ersten vier Wochen der Beschäftigung keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Dafür zahlt in der Regel die Krankenkasse Krankengeld. Zur Berechnung des Krankengeldes benötigt die Krankenkasse eine Entgeltbescheinigung, die jedoch nicht automatisch mit der Lohnabrechnung erstellt wird. Die Entgeltbescheinigung kann eigenständig mittels der ITSG-Software "SV-Meldeportal" erstellt oder als Zusatzleistung bei a.b.s. beauftragt werden.
Auswirkungen bzgl. Meldewesen
Die SV-Anmeldung (Grund 10) wird im Fall der Krankheit ab dem ersten Arbeitstag nicht zum Eintrittsdatum erstellt, sondern erst dann, wenn der Arbeitnehmer wieder genesen ist oder die Lohnfortzahlung beginnt.
Kürzung des Entgelts
Eine Kürzung von fixen Entgeltbestandteilen (z.B. Gehalt, Aushilfslohn, etc.) wird automatisch anhand der Fehlzeit und nach der 30stel Kürzungsmethode und nur im aktuellen Abrechnungsmonat ausgeführt. Demnach wird in Monaten mit 31 Kalendertagen bei 1 Tag Krankengeld noch nicht gekürzt, bei 2 Tagen Fehlzeit wird 1 Tag gekürzt etc.. Eine Umstellung auf die Kalendertagsmethode ist möglich und wird in der Hilfestellung "Teillohnberechnung" beschrieben.
Überprüfen Sie nach Erfassung der Fehlzeit im aktuellen Zeitraum in der Registerkarte "Lohn und Gehalt" unter den "Monatsdaten", ob das Entgelt automatisch gekürzt wurde. Sollte das nicht der Fall sein, ist ggf. in der genutzten Lohnart die Eigenschaft "Fixbeträge automatisch kürzen" zu aktivieren oder das Entgelt manuell anzupassen.
Nachträgliche Erfassung der Fehlzeit
Wird die Krankheitszeit nachträglich in einer Korrektur eines bereits abgerechneten Monats erfasst, muss das Bruttoentgelt im Korrekturmonat manuell gekürzt werden. Sie können sich dabei an der automatischen 30stel-Kürzungsmethode von LOWEB orientieren oder eine andere, gebräuchliche Formel für die Berechnung verwenden (z.B. arbeitstäglich, kalendertäglich etc., vgl. hierzu unter Teillohnberechnung).