LOWEB: Teillohnberechnung
Einleitung
In diesem Artikel wird beschrieben, wie verschiedene Methoden der Teillohnberechnung in unserer Online-Lösung “LOWEB” im aktuellen Zeitraum erfasst und abgerechnet werden können.
Ist rückwirkend mit einer Korrektur bzw. Neuberechnung eines bereits abgerechneten Zeitraums eine Entgeltkürzung für einen Teilmonat erforderlich, muss die Kürzung manuell erfolgen. Dabei kann der zu kürzende Betrag mit der zur Grundlohnart passenden Bruttokürzungslohnart erfasst werden oder Sie reduzieren das Entgelt direkt in der Grundlohnart.
Beispiel: Bei einem Gehaltsempfänger mit 3.000,00 € brutto soll in einem Vormonat eine Kürzung um 200,00 € erfasst werden.
Die Eingabe kann somit lt.: LA 099 3.000,00 € + LA 098 200,00 € ODER LA 099 2.800,00 €
Bedingungen
Wenn ein Mitarbeiter keinen Anspruch auf Bezüge für den gesamten Monat hat, nennt man dies einen Teilentgeltzeitraum.
Mögliche Gründe für einen Teilentgeltzeitraum:
Das Arbeitsverhältnis hat im laufenden Monat begonnen oder geendet.
Es wurden beitragsfreie Zeiten eingetragen (z.B. Krankengeldbezug).
Für diesen Teilentgeltzeitraum wird die Vergütung mit einer Teillohnberechnung ermittelt. Folgende Methoden für die Kürzung des Arbeitsentgelts sind möglich:
Unsere Online-Lösung “LOWEB” wendet standardmäßig automatisch die Dreißigstel-Berechnungsmethode für die Kürzung an. Alternativ lässt sich eine Teillohnberechnung nach Kalendertagen über das Modul "Kürzung nach Kalendertagen" freischalten (siehe Abschnitt "Kürzung nach Kalendertagen").
Sollten Sie eine der beiden anderen Methoden bevorzugen, sind die Eigenschaften der Bezugslohnarten im Firmenstamm anzupassen (siehe unter Hinweise) und die Beträge manuell zu ermitteln und zu erfassen.
Vorgehensweise
Nachfolgend werden die verschiedenen Varianten der Teillohnberechnung erläutert und beschrieben, wie diese zu erfassen sind.
Als Beispiel verwenden wir einen fiktiven Mitarbeiter Herrn Klaus Krankheit, der im Zeitraum vom 06.07. - 12.07. (7 Tage) Krankengeld von seiner Krankenkasse erhält. Zuvor leistet der Arbeitgeber 6 Wochen Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Im Kalender werden die Fehlzeiten bei dem Mitarbeiter wie folgt erfasst.
Außerdem hat der Mitarbeiter eine 5-Tage-Arbeitswoche mit 40 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag. Das Gehalt beträgt 3.000 € brutto monatlich. Dies wurde in den Mitarbeiter-Stammdaten im Register “Lohnarten” als Fixbezug hinterlegt.
Dreißigstel-Berechnungsmethode
Dies ist die gängigste Methode für die Teillohnberechnung. Bei der Dreißigstel-Berechnungsmethode zählt jeder Kalendermonat mit 30 SV-Tagen. Somit wird das Monatsgehalt durch 30 Tage dividiert und mit den Kalendertagen multipliziert, für die der Mitarbeiter vom AG Entgelt erhält.
In unserem Beispiel lautet die Formel wie folgt:
Monatsgehalt 3.000 € / 30 Tage * 24 Kalendertage (31-7) = 2.400 € Gehalt im Teilentgeltzeitraum
Unter den “Monatsdaten” wird Ihnen nach Eingabe der Fehlzeit im Register “Lohn und Gehalt” das reduzierte Entgelt angezeigt.
Wichtig: Die Kürzung wird nur im aktuellen Abrechnungsmonat automatisch ausgeführt. Bei Korrekturen in Vormonaten muss der gekürzte Betrag manuell berechnet und erfasst werden.
Kürzung nach Kalendertagen
Bei der Kürzung nach Kalendertagen wird das Arbeitsentgelt durch die tatsächlichen Kalendertage des jeweiligen Monats dividiert und mit den Kalendertagen des Teilentgeltzeitraumes multipliziert.
Diese Methode lässt sich mit dem Modul "Kürzung nach Kalendertagen" einstellen. Sobald diese Funktion in unserer Online-Lösung “LOWEB” aktiviert ist, wird das Entgelt automatisch nach den tatsächlichen Kalendertagen gekürzt. Dies gilt jedoch wiederum nur für den aktuellen Zeitraum. Zu kürzende Beträge in Korrekturzeiträumen sind manuell anzupassen. Zur Aktivierung des Moduls gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Wählen Sie im Menü “Einstellungen” (Symbol oben rechts auf der Seite) die Option “Administration” aus.
2. Navigieren Sie anschließend zum Menü “Lohn-Module”.
3. Suchen Sie in der Auflistung das Modul “Kürzung nach Kalendertagen” (ggf. über das Suchfeld) und Aktivieren es für Ihre Firma.
4. “Speichern” Sie danach die Eingabe.
Wichtig: Änderungen in der Administration werden erst durch eine Neu-Anmeldung am absPortal wirksam.
5. Melden Sie sich demnach zunächst über “Abmelden” vom absPortal ab. Danach loggen Sie sich wieder ein.
6. Wählen Sie -nach der erneuten Anmeldung am absPortal- in der linken Menüleiste unter “Lohnabrechnung” das Untermenü “Firma” aus.
7. Wechseln Sie danach in das Register “Lohnarten” und klicken auf “Bearbeiten”.
8. Setzen Sie das Häkchen bei "Kürzung nach Kalendertagen aktivieren" und “Speichern”.
Die Funktion "Kürzung nach Kalendertagen" ist nun aktiviert. In unserem Beispiel hat der Monat Juli 31 Kalendertage und die Formel lautet wie folgt:
Monatsgehalt 3.000 € / 31 Kalendertage * 24 Kalendertage (31-7) = 2.322,48 € Gehalt im Teilentgeltzeitraum
Unter den “Monatsdaten” wird Ihnen nach Eingabe der Fehlzeit im Register “Lohn und Gehalt” das reduzierte Entgelt angezeigt.
Wichtig: Die Kürzung findet nur im aktuellen Abrechnungsmonat automatisch statt. Bei Korrekturen in Vormonaten müssen Sie den gekürzten Betrag manuell berechnen und erfassen.
Kürzung nach Arbeitstagen
Bei der Kürzung nach Arbeitstagen wird das Arbeitsentgelt durch die Gesamtarbeitstage des jeweiligen Monats dividiert und mit den Arbeitstagen des Teilentgeltzeitraumes multipliziert.
In unserem Beispiel hat der Monat Juli 23 Arbeitstage und die Formel lautet wie folgt:
Monatsgehalt 3.000 € / 23 Arbeitstage * 18 Arbeitstage (23-5) = 2.347,83 € Gehalt im Teilentgeltzeitraum
Da diese Kürzung nicht automatisch erfolgt, ist der zu kürzende Betrag mit der zur Grundlohnart passenden Bruttokürzungslohnart zu erfassen (in unserem Beispiel ist die Grundlohnart LA 099 und die dazugehörige Bruttokürzungslohnart LA 098) oder Sie reduzieren das Entgelt direkt in der Grundlohnart. Für das Beispiel wird somit die Lohnart LA 098 mit einem Betrag von 652,17 € zusätzlich unter den Monatsdaten erfasst.
Wichtig: Beachten Sie bei Verwendung dieser Methode zwingend den Hinweis zur Anpassung der Lohnarteneigenschaft.
Kürzung nach Arbeitsstunden
Bei der Kürzung nach Arbeitsstunden wird im jeweiligen Kalendermonat das Arbeitsentgelt durch die Gesamtarbeitsstunden dividiert und mit den Arbeitsstunden des Teilentgeltzeitraumes multipliziert.
In unserem Beispiel hat der Arbeitnehmer 173,2 Arbeitsstunden (40 Wochenarbeitsstunden * 4,33) im Monat zu leisten und die Formel lautet wie folgt:
Monatsgehalt 3.000 € / 173,2 Arbeitsstunden * 133,20 Arbeitsstunden (173,2-40) = 2.307,16 € Gehalt im Teilentgeltzeitraum
Da diese Kürzung nicht automatisch erfolgt, ist der zu kürzende Betrag mit der zur Grundlohnart passenden Bruttokürzungslohnart zu erfassen (in unserem Beispiel ist die Grundlohnart LA 099 und die dazugehörige Bruttokürzungslohnart LA 098) oder Sie reduzieren das Entgelt direkt in der Grundlohnart. Für das Beispiel wird somit die Lohnart LA 098 mit einem Betrag von 692,84 € zusätzlich erfasst.
Wichtig: Beachten Sie bei Verwendung dieser Methode zwingend den Hinweis zur Anpassung der Lohnarteneigenschaft.
Hinweise
Bei dieser Hilfe handelt es sich um eine unverbindliche Auskunft. Für rechtlich verbindliche Auskünfte -insbesondere welche Kürzungsmethoden ggf. für welche Sachverhalte anzuwenden sind- wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers.
Beitragsbemessungsgrenze im Teilentgeltzeitraum
Ist das erzielte Arbeitsentgelt unter der Beitragsbemessungsgrenze im Teilentgeltzeitraum, werden die SV-Beiträge aus dem erzielten Arbeitsentgelt normal berechnet. Ist das erzielte Arbeitsentgelt jedoch über der Beitragsbemessungsgrenze im Teilentgeltzeitraum, ist für die Ermittlung des Beitrags die Beitragsbemessungsgrenze im Teilentgeltzeitraum maßgebend. Werte über der BBG dürfen nicht zugrunde gelegt werden.
Korrekturen Vormonat
Bei Korrekturen im Vormonat müssen Sie darauf achten, dass eine automatische Kürzung der Fixbezüge nicht automatisch erfolgt. Hier müssen die Fixbezüge auch bei Dreißigstel- und Kalendertagsmethode (siehe oben) durch Sie manuell im jeweiligen Vormonat gekürzt werden.
Eigenschaft "Fixbetrag automatisch kürzen" bei Bezugslohnarten entfernen
Die folgenden Schritte sind zwingend auszuführen, wenn Sie Entgeltkürzungen nach folgenden Methoden ausführen möchten:
Kürzung nach Arbeitstagen
Kürzung nach Arbeitsstunden
1. Wählen Sie in der linken Menüleiste unter “Lohnabrechnung” das Untermenü “Firma” aus und wechseln anschließend in das Register “Lohnarten”.
2. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche “Bearbeiten”.
3. Suchen Sie die zu ändernde Grundlohnart (z.B. LA 099), markieren diese und klicken auf die Schaltfläche “Ändern”. (alternativ kann die LA auch mit einem Doppelklick ausgewählt werden)
4. Nun können Sie die Eigenschaften der Lohnart anpassen. Entfernen Sie das Häkchen bei "Fixbetrag automatisch kürzen".
5. Schließen Sie den Vorgang mit “Übernehmen” ab und “Speichern” abschließend die Firmendaten.
6. Die mit der Lohnart LA 099 im Personalstamm unter Lohnarten hinterlegten, fixen Beträge (Bruttobezüge) werden nach der Änderung nicht mehr anhand der eingetragenen Fehlzeiten gekürzt.
Wiederholen Sie ggf. die Schritte 1 bis 5 für weitere Lohnarten, die beim Mitarbeiter als Fixbezüge erfasst sind.