Datenimport Fehlzeiten

Einleitung

In diesem Hilfeartikel wird beschrieben, wie Sie Fehlzeiten aus einem externen Zeiterfassungssystem in die Lohnsoftware "LobuOnline" importieren können. Das Einlesen der Fehlzeiten erfolgt über eine csv-Datei. Somit können Abwesenheitszeiten (z.B. Urlaub, Krankheit, Beschäftigungsverbot, Mutterschutz, Elternzeit, etc.) von Mitarbeitern einfach und ohne großen Erfassungsaufwand in LobuOnline übernommen und für die Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Die importierten Daten werden unter den "Monatsdaten" im Register "Urlaubs- und Fehlzeiten" dargestellt.

Bedingungen

1. Der Inhalt bzw. die Felder der csv-Importdatei müssen einem bestimmten Datensatzaufbau entsprechen (Schnittstellenbeschreibung). Eine Erklärung für den korrekten Aufbau der csv-Datei und mögliche Fehlzeiten finden Sie im Abschnitt Hinweise.

2. Sie nutzen ein externes Zeiterfassungssystem und können die Abwesenheitszeiten für Ihre Mitarbeiter daraus exportieren. Stimmen Sie sich hinsichtlich der Vorgehensweise und insbesondere bzgl. der Felder für die Schnittstelle mit Ihrem Anbieter ab. Folgende Regeln müssen für den Export der Daten beachtet werden:

• Für die Trennung der Felder wird ausschließlich ein Semikolon ; verwendet.
• Feldinhalte können in Hochkommata eingeschlossen werden, z.B. "abc";"123" ist inhaltsgleich zu abc;123.
• Eine Datei kann beliebig viele Leerzeilen enthalten.
• Hinter dem letztem Feld einer Zeile kann optional ein Semikolon gesetzt werden.
• Führende Nullen in numerischen Feldern werden ignoriert.
• Numerische Felder können Dezimalpunkt "." oder Komma "," als Dezimaltrenner verwenden.
• Numerische Felder dürfen keinen Tausender-Punkt verwenden.
• Führende Leerzeichen in Textfeldern werden ignoriert.
• Optionale Felder können leer sein und werden im Folgenden in eckigen Klammern [ ] dargestellt, die Felder müssen aber in jedem Fall an der entsprechenden Position vorhanden sein
• Die Inhalte können auf mehrere Dateien aufgeteilt werden, d.h. der Import von Umsätzen und Urlaubs-/Fehlzeiten kann in einer Datei oder in unterschiedlichen, auch mehreren, Dateien erfolgen
• Wenn in der vorliegenden Dokumentation vom "aktuellem Zeitraum" gesprochen wird, ist der Zeitraum der Lohnabrechnung gemeint, in die der Import der Daten erfolgt, nicht der Zeitpunkt an dem der Import erfolgt

3. LobuOnline ist bereits auf Ihrem Computer installiert und Sie haben Ihre Firma/Firmen angelegt. Der gewünschte Abrechnungszeitraum ist bereits geöffnet. Die Mitarbeiter, für die eine Fehlzeit importiert werden soll, sind bereits mit einer Personalnummer (PNR) in LobuOnline erfasst.

Hinweis: Werden Daten für eine nicht existente PNR eingelesen, wird der gesamte Datenimport abgelehnt.

4. Ebenso muss das Modul Datenimport aktiviert sein.

Vorgehensweise

Modul "Datenimport" aktivieren

Sollte dieses Modul bereits aktiviert sein, können Sie direkt hier mit dem Datenimport starten.

1. Wählen Sie im Hauptmenü "Extras" das Untermenü "Einstellungen" aus.

2. Klicken Sie anschließend auf das Register "Module".

3. Geben Sie im Suchfeld hinter der Lupe "Datenimport" ein. Danach wählen Sie aus der Auflistung dieses Modul mit einem Doppelklick aus.

4. Im Folgefenster wird der Freigabecode für die Aktivierung des Moduls verlangt. Tragen Sie im vorgesehenen Feld den Code "a723a" ein und klicken auf "Modul aktivieren".

5. Wählen Sie, für welche Firmen das Modul aktiviert werden soll und klicken dann auf die Schaltfläche "Übernehmen".

6. Beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Schließen".

Das Modul ist jetzt aktiv und Ihnen wird im Hauptmenü "Bearbeiten" zusätzlich das Untermenü "Datenimport" angezeigt (vgl. auch im nächsten Abschnitt unter Import von Fehlzeiten).

Import von Fehlzeiten

1. Um den Datenimport zu starten, navigieren Sie im Menü "Bearbeiten" auf "Datenimport" und hier auf "Datei importieren".

2. Klicken Sie im neu geöffneten Fenster hinter dem Feld Dateiname auf das Kästchen mit den drei Punkten.

3. Wählen Sie in Ihrer Verzeichnisstruktur die zu importierende csv-Datei für den aktuellen Zeitraum aus und klicken auf "Öffnen".

4. Nun wird im vorherigen Fenster die Schaltfläche "Importieren" aktiv und kann angeklickt werden.

5. Abschließend erhalten Sie eine Bestätigung. Das Fenster können Sie "Schließen".

Nach einem erfolgreichen Datenimport sind die Fehlzeiten bei den Mitarbeitern in den Monatsdaten im Register "Urlaubs- und Fehlzeiten" eingetragen.

Sie können nun noch fehlende Daten in der Abrechnung ergänzen oder vervollständigen und im Anschluss die Abrechnung erstellen.

Hinweise

Aufbau CSV-Datei:

Achten Sie auf den korrekten Aufbau der csv-Datei, so dass der Import der Fehlzeiten erfolgreich ausgeführt werden kann. Die Datei muss folgende Felder und mit der jeweiligen Ausprägung (z.B. numerisch, Datum mit bestimmten Format) beinhalten:

[FZ] ; PNR ; ART ; VON ; [BIS]

Beispiel einer Importdatei:

Hinweis: Die Überschriftenzeile und die Erläuterungspalte sind hier zusätzlich zur Verdeutlichung beigefügt und sind nicht Bestandteil der tatsächlichen Importdatei.

Tabelle möglicher Fehlzeiten:

Musterdatei csv-Format:

Musterdatei Fehlzeiten.csv

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