Datenimport Stammdaten

Einleitung

In diesem Hilfeartikel wird beschrieben, wie Sie Mitarbeiterstammdaten in die Lohnsoftware "LobuOnline" importieren können. Das Einlesen der Daten erfolgt über eine csv-Datei. Somit können Stammdaten (z.B. Name, Adresse, Geb.-Datum, Steuer-ID, Steuerklasse, Personengruppenschlüssel, etc.) von Mitarbeitern einfach und ohne großen Erfassungsaufwand in LobuOnline übernommen und für die Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Bedingungen

1. Der Inhalt bzw. die Felder der csv-Importdatei müssen einem bestimmten Datensatzaufbau entsprechen (Schnittstellenbeschreibung).

2. Sie bekommen die notwendigen Daten für Ihre Mitarbeiter zum Beispiel aus der eigenen Software, dem Zeiterfassungssystem oder vom vorherigen Dienstleister. Stimmen Sie sich hinsichtlich der Vorgehensweise und insbesondere bzgl. der Felder für die Schnittstelle mit Ihrem Anbieter ab. Folgende Regeln müssen für den Export der Daten beachtet werden:

• Für die Trennung der Felder wird ausschließlich ein Semikolon ; verwendet.
• Feldinhalte können in Hochkommata eingeschlossen werden, z.B. "abc";"123" ist inhaltsgleich zu abc;123.
• Eine Datei kann beliebig viele Leerzeilen enthalten.
• Hinter dem letztem Feld einer Zeile kann optional ein Semikolon gesetzt werden.
• Führende Nullen in numerischen Feldern werden ignoriert.
• Numerische Felder können Dezimalpunkt "." oder Komma "," als Dezimaltrenner verwenden.
• Numerische Felder dürfen keinen Tausender-Punkt verwenden.
• Führende Leerzeichen in Textfeldern werden ignoriert.
• Optionale Felder können leer sein und werden im Folgenden in eckigen Klammern [] dargestellt, die Felder müssen aber in jedem Fall an der entsprechenden Position vorhanden sein
• Die Inhalte können auf mehrere Dateien aufgeteilt werden, d.h. der Import von Umsätzen und Urlaubs-/Fehlzeiten kann in einer Datei oder in unterschiedlichen, auch mehreren, Dateien erfolgen
• Wenn in der vorliegenden Dokumentation vom "aktuellem Zeitraum" gesprochen wird, ist der Zeitraum der Lohnabrechnung gemeint, in die der Import der Daten erfolgt, nicht der Zeitpunkt an dem der Import erfolgt

3. LobuOnline ist bereits auf Ihrem Computer installiert und Sie haben Ihre Firma/Firmen angelegt. Der gewünschte Abrechnungszeitraum ist bereits geöffnet.

4. Ebenso muss das Modul Datenimport aktiviert sein.

Vorgehensweise

Modul "Datenimport" aktivieren

Sollte dieses Modul bereits aktiviert sein, können Sie direkt hier mit dem Datenimport starten.

1. Wählen Sie im Hauptmenü "Extras" das Untermenü "Einstellungen" aus.

2. Klicken Sie anschließend auf das Register "Module".

3. Geben Sie im Suchfeld hinter der Lupe "Datenimport" ein. Danach wählen aus der Auflistung dieses Modul mit einem Doppelklick aus.

4. Im Folgefenster wird der Freigabecode für die Aktivierung des Moduls verlangt. Tragen Sie im vorgesehenen Feld den Code "a723a" ein und klicken auf "Modul aktivieren".

5. Wählen Sie, für welche Firmen das Modul aktiviert werden soll und klicken dann auf die Schaltfläche "Übernehmen".

6. Beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Schließen".

Das Modul ist jetzt aktiv und Ihnen wird im Hauptmenü "Bearbeiten" zusätzlich das Untermenü "Datenimport" angezeigt (vgl. auch im nächsten Abschnitt unter Import von Stammdaten).

Import von Stammdaten

1. Um den Datenimport zu starten, navigieren Sie im Menü "Bearbeiten" auf "Datenimport" und hier auf "Stammdatenimport Assistent".

2. Klicken Sie im neu geöffneten Fenster hinter dem Feld Dateiname auf das Symbol mit der Lupe.

3. Wählen Sie in Ihrer Verzeichnisstruktur die zu importierende csv-Datei aus und klicken auf "Öffnen".

4. Prüfen Sie in der Vorschau im unteren Teil, ob die Auswahl der verschiedenen Parameter (Zeichensatz, Trennzeichen, Header, Format/Zahlen und Datum) richtig ist und die Angaben fehlerfrei dargestellt werden. Voreingestellt sind die Angaben, die am häufigsten zutreffen.

Wenn alle Einstellungen richtig hinterlegt sind, klicken Sie auf "Weiter".

5. Im nächsten Schritt sollten Sie möglichst allen Importfeldern je ein LobuOnline-Feld zuordnen. Im Screenshot sehen Sie das Beispiel für die Steuer-ID. Klicken Sie doppelt auf die Zeile "Steuer-ID". Daraufhin öffnet sich ein neues, kleines Fenster. Hier setzen Sie den Haken bei dem dazu passenden Feld (in diesem Beispiel "Steuer Identifikationsnummer") und klicken auf "Übernehmen".

6. Nachdem die Zuordnung bei allen Felder erfolgt ist, klicken Sie auf "Weiter".

7. Im Anschuss öffnet sich eine Übersicht der Importdaten. Hier besteht die Möglichkeit, nur einzelne Datensätze zu importieren indem Sie sie mit einem Häkchen markieren. Wenn Sie kein Häkchen setzen, werden alle Datensätze importiert. Starten Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Importieren".

Danach ist der Stammdatenimport abgeschlossen und die Mitarbeiter werden im Menü "Bearbeiten" unter "Personal" angezeigt. Sie können nun die Stammdaten überprüfen und evtl. fehlende Daten ergänzen. Im nächsten Schritt erfassen Sie die Daten (z.B. Entgelt, Fehlzeiten, etc.), die im entsprechenden Zeitraum für die Lohnabrechnung relevant sind.

Hinweise

Achten Sie auf das korrekte Format der csv-Datei und das vollständige und richtige Mapping (Zuordnung der Felder) während des Imports der Stammdaten, damit dieser erfolgreich ausgeführt werden kann.

Musterdatei csv-Format:

Musterdatei Stammdaten.csv

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