Krank bei Eintritt
Einleitung
In dieser Hilfestellung wird beschrieben, welche Eingaben in unserer Lohnsoftware “LobuOnline” zu erfassen sind, wenn ein neuer Mitarbeiter bei Eintritt in die Firma ab dem ersten Tag erkrankt ist.
Erkrankt der neue Mitarbeiter nicht gleich am ersten Tag (aber in den ersten 28 Tagen der Beschäftigung), ist dieser Anleitung nicht zu folgen. Für weitere Informationen zum Vorgehen in diesem Fall verweisen wir auf die Hinweise am Ende der Seite.
Bedingungen
Ist ein Arbeitnehmer krank und arbeitsunfähig, zahlt der Arbeitgeber in der Regel für die ersten 6 Wochen (42 Kalendertage) den Lohn weiter (Lohnfortzahlung). Dieses Recht besteht jedoch nur, wenn das Arbeitsverhältnis 4 Wochen (28 Kalendertage) ununterbrochen dauert (§ 3 Abs. 3 EFZG). Ist der Mitarbeiter am ersten Tag (Eintrittsdatum) der Beschäftigung bereits erkrankt, so muss die Fehlzeit "Krank bei Eintritt" hinterlegt werden.
Der Arbeitgeber muss während der ersten 4 Wochen bzw. 28 Kalendertage des Arbeitsverhältnisses den Lohn nicht weiter zahlen. Die Krankenkassen zahlen den Mitarbeitern in diesem Zeitraum direkt das Krankengeld. Die Wartezeit kann durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen verkürzt werden, was den Mitarbeitern zugute kommt.
Ist der Arbeitnehmer länger als 4 Wochen krank, zahlt der Arbeitgeber nach Ablauf der Wartezeit ab Woche 5 bis zu 6 Wochen weiter. Die Wartezeit mindert nicht den Anspruch auf Weiterzahlung.
Vorgehensweise
In diesem Beispiel hat der Mitarbeiter das Arbeitsverhältnis am 01. Mai 2022 begonnen und das Gesamtgehalt beträgt 3.500,00 Euro. Er erkrankte in den ersten 28 Tagen, direkt am ersten Tag der Beschäftigung und war vom 01. Mai 2022 bis 12. Mai 2022 abwesend. Der Krankenstand wird daher als Fehlzeit 56 "Krank bei Eintritt" erfasst und der Lohn/das Gehalt wird um die 12 Abwesenheitstage gekürzt. Zur Berücksichtigung einer Krankheit während der 4-wöchigen Wartezeit:
1. Gehen Sie in den Reiter "Monatsdaten".
2. Gehen Sie zu "Urlaubs- und Fehlzeiten".
3. Tragen Sie nun "von - bis" Datum ein.
4. Wählen Sie den Status "56 Krank bei Eintritt"
5. Und klicken Sie auf "Eintragen".
Der Krankenstand wird dann im Kalender grau dargestellt.
Unter den "Monatsdaten" im Reiter "Lohn und Gehalt" wird das neue Bruttoentgelt angezeigt. Das Programm kürzt das Gehalt automatisch, wenn die "automatische Kürzung" bei der jeweiligen Lohnart aktiv ist, sowie in unserem Beispiel.
Ein neu eingestellter Arbeitnehmer hat in den ersten vier Wochen der Beschäftigung keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Dafür zahlt in der Regel die Krankenkasse Krankengeld. Es wird eine Entgeltbescheinigung benötigt, die nicht automatisch vom LobuOnline erstellt wird.
Hinweise
Bei dieser Hilfe handelt es sich um eine unverbindliche Auskunft, die nur den Standardfall beschreibt. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers.
Krankheit beginnt erst nach dem ersten Arbeitstag aber noch in den ersten 28 Tagen
Beginnt ein neuer Mitarbeiter z.B. am 01.05.2022 seine Beschäftigung und erkrankt am 10.05.2022, ist die Fehlzeit “Krankengeld von KK (privat oder gesetzlich” zu verwenden und nicht die Fehlzeit “Krank bei Eintritt”. In diesem Fall orientieren Sie sich an der Hilfestellung “Krankheit länger als 6 Wochen (Krankengeldbezug)”.
Entgeltbescheinigung
Ein neu eingestellter Arbeitnehmer hat in den ersten vier Wochen der Beschäftigung keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Dafür zahlt in der Regel die Krankenkasse Krankengeld. Zur Berechnung des Krankengeldes benötigt die Krankenkasse eine Entgeltbescheinigung, die jedoch nicht automatisch mit der Lohnabrechnung erstellt wird. Die Entgeltbescheinigung kann eigenständig mittels der ITSG-Software "SV-Meldeportal" erstellt oder als Zusatzleistung bei a.b.s. beauftragt werden.
Auswirkungen bzgl. Meldewesen
Die SV-Anmeldung (Grund 10) wird im Fall der Krankheit ab dem ersten Arbeitstag nicht zum Eintrittsdatum erstellt, sondern erst dann, wenn der Arbeitnehmer wieder genesen ist oder die Lohnfortzahlung beginnt.
Kürzung des Entgelts
Eine Kürzung von fixen Entgeltbestandteilen (z.B. Gehalt, Aushilfslohn, etc.) wird automatisch anhand der Fehlzeit und nach der 30stel Kürzungsmethode und nur im aktuellen Abrechnungsmonat ausgeführt. Demnach wird in Monaten mit 31 Kalendertagen bei 1 Tag Krankengeld noch nicht gekürzt, bei 2 Tagen Fehlzeit wird 1 Tag gekürzt etc.. Eine Umstellung auf die Kalendertagsmethode ist möglich und wird in der Hilfestellung "Teillohnberechnung" beschrieben.
Überprüfen Sie nach Erfassung der Fehlzeit im aktuellen Zeitraum in der Registerkarte "Lohn und Gehalt" unter den "Monatsdaten", ob das Entgelt automatisch gekürzt wurde. Sollte das nicht der Fall sein, ist ggf. in der genutzten Lohnart die Eigenschaft "Fixbeträge automatisch kürzen" zu aktivieren oder das Entgelt manuell anzupassen.
Nachträgliche Erfassung der Fehlzeit
Wird die Krankheitszeit nachträglich in einer Korrektur eines bereits abgerechneten Monats erfasst, muss das Bruttoentgelt im Korrekturmonat manuell gekürzt werden. Sie können sich dabei an der automatischen 30stel-Kürzungsmethode von LOWEB orientieren oder eine andere, gebräuchliche Formel für die Berechnung verwenden (z.B. arbeitstäglich, kalendertäglich etc., vgl. hierzu unter Teillohnberechnung).