Datenimport Fehlzeiten

Einleitung

In diesem Hilfeartikel geht es um den Datenimport von Fehlzeiten im CSV-Format über das Programm LobuOnline. Der Import erfolgt über eine sogenannte Schnittstelle, welche den Import von Daten im CSV-Format über LobuOnline erlaubt.

Über diese Funktionen können Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit, Beschäftigungsverbot, Mutterschutz, Elternzeit, ect) von Mitarbeitern in das Programm LobuOnline importiert werden. Diese werden dann unter den "Monatsdaten" im Reiter "Urlaubs- und Fehlzeiten" eingetragen.

Bedingungen

Für den Import der Fehlzeiten in LobuOnline, müssen die Daten in einem bestimmten Format aufbereitet werden. Dieses Format nennt sich CSV-Datei und kann bearbeitet und dargestellt werden über Microsoft Excel.

Sie bekommen die notwendigen Daten für Ihre Mitarbeiter zum Beispiel aus Ihrem Zeiterfassungssystem. Sie können auch Rücksprache mit Ihrem Anbieter halten, ober er Ihnen die Datensätze bereits wie im Folgenden beschrieben, übermittelt.

Sobald Sie sämtliche Daten für den Import zur Verfügung haben, müssen diese In Form oben genannter CSV-Datei aufbereitet werden. Diese CSV-Datei muss unter Einhaltung folgender Regeln erstellt werden:

• Für die Trennung der Felder wird ausschließlich ein Semikolon ; verwendet.
• Feldinhalte können in Hochkommata eingeschlossen werden, z.B. "abc";"123" ist inhaltsgleich zu abc;123.
• Eine Datei kann beliebig viele Leerzeilen enthalten.
• Hinter dem letztem Feld einer Zeile kann optional ein Semikolon gesetzt werden.
• Führende Nullen in numerischen Feldern werden ignoriert.
• Numerische Felder können Dezimalpunkt "." oder Komma "," als Dezimaltrenner verwenden.
• Numerische Felder dürfen keinen Tausender-Punkt verwenden.
• Führende Leerzeichen in Textfeldern werden ignoriert.
• Optionale Felder können leer sein und werden im Folgenden in eckigen Klammern [ ] dargestellt, die Felder müssen aber in jedem Fall an der entsprechenden Position vorhanden sein
• Die Inhalte können auf mehrere Dateien aufgeteilt werden, d.h. der Import von Umsätzen und Urlaubs-/Fehlzeiten kann in einer Datei oder in unterschiedlichen, auch mehreren, Dateien erfolgen
• Wenn in der vorliegenden Dokumentation vom "aktuellem Zeitraum" gesprochen wird, ist der Zeitraum der Lohnabrechnung gemeint, in die der Import der Daten erfolgt, nicht der Zeitpunkt an dem der Import erfolgt

Eine Erklärung für den korrekten Aufbau der CSV-Datei und die möglichen Fehlzeiten finden Sie unter den Hinweisen.

LobuOnline ist bereits auf Ihrem Computer installiert und Sie haben Ihre Firma/Firmen angelegt. Der gewünschte Abrechnungszeitraum ist bereits geöffnet. Die Mitarbeiter, für die eine Fehlzeit importiert werden soll, sind bereits samt Personalnummer (PNR) angelegt.

Hinweis: Werden Daten für eine nicht existente PNR eingelesen, wird der gesamte Datenimport abgelehnt.

Ebenso muss das Modul Datenimport aktiviert sein.

Vorgehensweise

Modul Datenimport aktivieren

Sollte dieses Modul bereits aktiviert sein, können Sie direkt hier mit dem Datenimport starten.

1. Klicken Sie in LobuOnline auf den Reiter "Extras" und dann ganz unten auf "Einstellungen".

2. Wählen Sie nun im neuen Fenster in der Übersicht oben den Reiter "Module" aus.

3. Geben Sie im Feld bei der Lupe "Datenimport" ein. Danach wählen Sie dieses Modul mit einem Doppelklick aus.

4. Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem ein Freigabecode für die Aktivierung des Moduls verlangt wird. Tragen Sie in dem dafür vorgesehenen Feld a723a ein und klicken auf "Modul aktivieren".

5. Wählen Sie nun aus, für welche Firmen Sie das Modul aktivieren möchten und klicken dann auf die Schaltfläche "Übernehmen".

6. Danach klicken Sie in der Maske Module auf "Schließen". So kommen Sie wieder zurück zur gewohnten Programmansicht.

Import von Fehlzeiten

1. Um den Datenimport zu starten, klicken Sie auf den Reiter "Bearbeiten", dann auf "Datenimport" und abschließend "Datei importieren".

2. Klicken Sie im neu geöffneten Fenster unter "Dateiname" auf das Kästchen mit den drei Punkten.

3. Wählen Sie dann die zum Import aufbereitete CSV-Datei für den aktuellen Monat aus und klicken auf "Öffnen".

4. Nun wird im vorherigen Fenster die Schaltfläche "Importieren" aktiv und kann angeklickt werden.

5. Abschließend erhalten Sie folgende Bestätigung, dass der Import erfolgreich war. Hier klicken Sie auf "Schließen".

Nun ist der Datenimport abgeschlossen und die Fehlzeiten sind bei den Mitarbeitern in den Monatsdaten unter dem Reiter "Urlaubs- und Fehlzeiten" eingetragen.

Sie können nun noch fehlende Daten in der Abrechnung vervollständigen und im Anschluss die Abrechnung erstellen.

Hinweise

Aufbau CSV-Datei:

Achten Sie auf den korrekten Aufbau der CSV-Datei, um den Import der Fehlzeiten erfolgreich abzuschließen. Die Daten müssen wie folgt in der CSV-Datei eingetragen sein:

[FZ] ; PNR ; ART ; VON ; [BIS]

Beispiel:

Tabelle möglicher Fehlzeiten:

Musterdatei csv-Format:

Musterdatei Fehlzeiten.csv

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