elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Onlinekunden

Einleitung

In dieser Hilfestellung geht es um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und wie Sie diese korrekt im Programm LobuOnline hinterlegen.

Ab dem 01.01.2023 wird der Abruf von Daten einer Arbeitsunfähigkeit auch für Sie als Arbeitgeber verpflichtend. Ihre Mitarbeiter legen Ihnen keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr vor, sondern diese wird automatisch vom behandelnden Arzt an die jeweilige Krankenkasse des Mitarbeiters elektronisch übermittelt.

Bedingungen

Das Programm LobuOnline samt Jahresupdate 2023 müssen installiert sein.

Vorgehensweise

Im Folgenden wird Ihnen erklärt, wie Sie als Onlinekunde die Anfragen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im Programm LobuOnline erfassen und im Anschluss über eine vorläufige Abrechnung auswerten.

Anfrage eAU erfassen

1. Öffnen Sie Ihr LobuOnline.

2. Klicken Sie im Hauptmenü unter dem Reiter "Bearbeiten" auf den Punkt "Personal“.

3. Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus.

4. Wechseln Sie in das Register „eAU“.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“.

6. Es öffnet sich ein neues Fenster zur "eAU Abfrage". Erfassen Sie hier den ersten Krankheitstag, den Grund der Arbeitsunfähigkeit und bestätigen, dass der Arbeitnehmer beim Arzt war.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Übernehmen".

Anfrage eAU auswerten

Nachdem Sie die Daten beim Mitarbeiter eingegeben haben, können Sie nun die Anfrage eAU über eine vorläufige Abrechnung auswerten lassen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Hauptmenü unter dem Reiter "Datei" auf den Punkt "Abrechnung erstellen (Datenübertragung)“.

2. Sofern Hinweise/Fehler vorhanden sind, klicken Sie auf den Haken "Hinweise ignorieren" oben links.

3. Wählen Sie nun bei den Abrechnungsoptionen oben rechts die „vorläufige Abrechnung“.

4. Versenden Sie nun die Datei über die Schaltfläche „Auswerten“.

Im Anschluss erhalten Sie nach erfolgreicher Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wie gewohnt die vorläufige Abrechnungsdatei zum Einlesen in LobuOnline. Hierbei wird bei den jeweiligen Mitarbeitern in der "eAU Abfrage" der Status "Neu (Gesendet)" hinterlegt.

Wichtig! Die Krankenkasse muss Ihre Anfrage zunächst verarbeiten. Dies kann in der Regel 2-3 Tage in Anspruch nehmen. Sobald die Krankenkasse Ihre Anfrage verarbeitet hat, erhalten Sie von uns die Antwort der Krankenkasse per E-Mail in Form einer weiteren lo2-Datei. Die lo2-Datei importieren Sie bitte wie gewohnt in Ihr LobuOnline.

Antwort eAU einsehen

Nachdem Sie erneut eine lo2-Datei mit der Antwort der Krankenkasse erhalten und diese auch importiert haben, gehen Sie bitte wie folgt vor, um die Antwort der Krankenkasse einzusehen:

1. Klicken Sie im Hauptmenü unter dem Reiter "Bearbeiten" auf den Punkt "Personal“.

2. Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus.

3. Wechseln Sie in das Register „eAU“.

4. Wählen Sie den entsprechenden Eintrag mit dem Status "Antwort von Krankenkasse" aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Ansehen“.

Es öffnet sich erneut das Fenster "eAU Abfrage". Hier können Sie nun die Informationen zur Abfrage, einschließlich dem bei der Krankenkasse vorliegenden Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit einsehen.

Hinweise

Erstattungsanträge AAG

Nimmt Ihre Firma am U1-Verfahren teil, müssen unabhängig von der Abfrage der eAU, weiterhin Erstattungsanträge AAG unter den Monatsdaten des Mitarbeiters erfasst werden. 

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Gehen Sie im Hauptmenü über „Bearbeiten" auf den Punkt "Personal“.

2. Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus.

3. Gehen Sie über das Register „Monatsdaten" auf das Unterregister "Erstattung AAG“

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".

5. Wählen Sie den Grund "Krankheitsfall/Lohnfortzahlung" aus und klicken Sie auf "Weiter".

6. Tragen Sie die Krankzeit des Mitarbeiters ein - ggf. Auswahl Krankheitsursache - und klicken Sie auf "Weiter".

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".

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