LOWEB: Bezüge korrigieren
Einleitung
In dieser Hilfestellung wird beschrieben, wie rückwirkend noch eine Korrektur von Bezügen (Lohn oder Gehalt) in unserer Online-Lösung “LOWEB” ausgeführt wird.
Bedingungen
Änderungen der Personalstammdaten können nur in einem aktuellen Abrechnungszeitraum vorgenommen werden. Nach einer endgültigen Abrechnung bzw. Abschluss eines Monats ist somit zunächst der nächste Zeitraum anzulegen. In diesem aktiven Zeitraum können Sie dann für die zu korrigierenden Zeiträume die Neuberechnungen pro Mitarbeiter anlegen. Ein bereits abgeschlossener Zeitraum wird in diesem Fall in der Regel nicht wieder geöffnet.
Gründe für das Ändern einer abgeschlossenen Abrechnung im neuen Monat sind z.B.:
Gehaltserhöhung oder Gehaltsreduzierung rückwirkend
Geänderter Stundensatz oder geänderte Stundenanzahl rückwirkend
Vorgehensweise
Um eine bereits endgültig ausgeführte Lohnabrechnung im aktuellen Monat zu korrigieren, gehen Sie wie folgt vor:
In unserem Beispiel wird eine Lohnabrechnung korrigiert, weil das Gehalt ab 06.26 von monatlich brutto 3.500,00 EUR auf 3.700,00 EUR erhöht werden sollte.
1. Wählen Sie in der linken Menüleiste unter “Lohnabrechnung” das Untermenü “Personal” aus.
2. Markieren Sie den betroffenen Mitarbeiter.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Korrektur Vormonat”.
4. Markieren Sie den Zeitraum, in dem das Gehalt mit einer Neuberechnung berichtigt werden soll und klicken auf “Anlegen”.
Wiederholen Sie den Schritt 4, wenn mehrere Monate zu korrigieren sind. Die Anlage der Neuberechnungen kann nur separat Monat für Monat erfolgen.
5. Der angelegte Korrekturzeitraum (im Beispiel 06.2026) wird als Schaltfläche über den korrigierbaren Registern angezeigt. Zusätzlich wird mit dem Kennzeichen “K!” vor dem Namen darauf hingewiesen, dass für den Mitarbeiter Korrekturen angelegt sind. Wählen Sie die entsprechende Neuberechnung über die Schaltfläche “Korrektur MM.JJJJ” aus und korrigieren im Register “Lohn und Gehalt” die Lohnbestandteile bzw. Bezüge über das “Änderungssymbol”. (im Beispiel ist das Gehalt anzupassen)
Hinweis: Sollten zusätzliche Lohnbestandteile über weitere Lohnarten zu erfassen sein, führen Sie dies über die Schaltfläche “Neu” aus.
Wichtig: Die Lohnart "LA 080 Vorschuss" wird vom Programm automatisch mit dem damaligen Netto- bzw. Auszahlungsbetrag hinterlegt, da vorausgesetzt wird, dass die Zahlungen für den Vormonat an die Mitarbeiter bereits erfolgten. Dadurch wird in erster Linie verhindert, dass die Mitarbeiter doppelte Bezüge erhalten, da z.B. bei einer Bruttoerhöhung dann nur noch ein kleiner Nachzahlungsbetrag ermittelt wird und nicht noch einmal der volle Nettobetrag.
Wurde noch keine Zahlung für den zu korrigierenden Zeitraum geleistet, ist die Lohnart LA 080 zu löschen.
6. In unserem Beispiel sollte das Gehalt ab 06.26 auf 3.700,00 EUR brutto geändert werden. Demnach ist im Feld “Betrag” das bisherige Gehalt zu überschreiben und zu “Übernehmen”.
7. “Speichern” Sie abschließend die Änderung der Bezüge im Vormonat für den Mitarbeiter.
8. Überprüfen Sie ggf. die erfassten Änderungen in den Vormonaten zunächst mit einer vorläufigen Abrechnung des aktuellen Zeitraums (hier 07.26), bevor dann der Monat 07.26 mit einer endgültigen Abrechnung abgeschlossen wird.
Hinweise
Nachfolgend wird mit einem weiteren Beispiel eine Korrektur des Gehalts (Kürzung wg. 2 Tagen Fehlzeit) anhand des Lohnscheins verdeutlicht.
ursprüngliche Abrechnung:
In der ersten Abrechnung des Monats 01.2020 wurde das volle Gehalt mit 2.700,00 EUR brutto abgerechnet. Davon wurde ein Nettogehalt von 2.075,68 EUR ermittelt. Im Nachgang muss aber noch eine unbezahlte Fehlzeit für 2 Tage berücksichtigt werden.
Korrigierte Abrechnung:
In der berichtigten Abrechnung (Neurechnung 01.2020) wurde das Gehalt nach der Kalendertagsmethode gekürzt (für die Einstellung dieser Kürzungsmethode vgl. die Hilfestellung "Teillohnberechnung"). Die Berechnung des gekürzten Betrages muss in einer Korrektur immer manuell vorgenommen werden.
Folgender Rechenweg wurde ausgeführt: 2.700,00 : 31 Kalendertage x 29 Kalendertage = 2.525,81
Mit dem ermittelten Betrag wird das urspüngliche Gehalt in der Neuberechnung überschrieben. Die Abrechnung der Korrektur erfolgt dann immer mit dem aktuellen Zeitraum zusammen. Im Beispiel wird nun aufgrund des geringeren Bruttogehalts ein reduziertes Netto in Höhe von 1.968,78 EUR ermittelt. Die Überzahlung von 106,90 EUR wird dann gleich mit dem Netto des aktuellen Zeitraums mit der Lohnart “LA 088 Überzahlung” verrechnet.
