LOWEB: Schritt 6: Vorläufige & endgültige Abrechnung durchführen
Einleitung
Dieser Artikel beschreibt das Vorgehen, um für den aktuellen Monat eine Gehaltsabrechnung zu erstellen.
Bedingungen
Die erfassten Daten müssen plausibel und fehlerfrei sein. Hierfür gibt es eine Kontrollfunktion. Diese prüft Ihre Eingaben auf Plausibilität und zeigt Ihnen ggf. Fehler und/oder Hinweise an. Erst bei einer fehlerfreien Abrechnung können Sie den jeweiligen Abrechnungsmonat abschließen.
Vorgehensweise
Die für die Lohnabrechnung des jeweiligen Monats erfassten Daten werden im a.b.s. Rechenzentrum ausgewertet, Meldungen an die verschiedenen Institute erstellt und übertragen und die Auswertungslisten für Sie als Kunde elektronisch in unserem absPortal zur Verfügung gestellt.
Für die Auswertung der Abrechnungsdaten des betreffenden Monats bei a.b.s., ist eine Abrechnungsdatei an das Rechenzentrum zu versenden.
1. Klicken Sie nach Erfassung aller abzurechnenden Lohnbestandteile im Hauptmenü “Lohnabrechnung” auf das Untermenü “Abrechnung".
2. Prüfen Sie im Dialogfeld “Abrechnung erstellen”, ob Ihre Abrechnungsdaten Fehler oder Hinweise enthalten.
Fehler müssen spätestens vor der Endabrechnung behoben werden.
Hinweise sind mindestens zu überprüfen und ggf. ebenso zu korrigieren um sicherzustellen, dass z.B. alle Meldungen korrekt erstellt und übertragen werden können.
3. Nach der Fehlerbehebung und Überprüfung der ggf. noch angezeigten Hinweise setzen Sie das Häkchen bei “Hinweise ignorieren”. Dadurch werden im rechten Fensterbereich die Abrechnungsoptionen freigeschalten und Sie können über die Schaltfläche “Auswerten” die Lohndaten (entweder nur vorläufig als Test oder endgültig) zur Verarbeitung versenden.
Auf der rechten Seite werden Ihnen folgende Abrechnungsoptionen zur Auswahl gegeben:
vorläufige Abrechnung:
Diese Abrechnungsoption erlaubt es Ihnen, nach Erfassung von neuen Lohndaten bzw. Änderungen eine Testabrechnung auszuführen und nach Verarbeitung in Ihrem absPortal einzusehen. Eine vorläufige Abrechnung können Sie beliebig oft durchführen. Meldungen (z.B. an das Finanzamt und an die Krankenkassen) werden in dieser Variante noch nicht erstellt und auch nicht übertragen.
endgültige Abrechnung:
Diese Abrechnungsoption bedeutet die endgültige Übermittlung und Auswertung des Abrechnungslaufes inkl. Versand aller Meldungen. Der Abrechnungsmonat wird abgeschlossen und Sie können danach einen neuen Abrechnungsmonat öffnen.
Wichtig: Eine vorläufige Abrechnung ersetzt niemals die endgültige Abrechnung. Diese muss in jedem Fall durchgeführt werden, um den Monat abzuschließen.
Entscheiden Sie sich vor der Datenübermittlung an das Rechenzentrum für eine der beiden Optionen.
Zusatzauswahl "für Kassenvorlauf nutzen" (optional):
Mit dieser Auswahl haben Sie die Möglichkeit, die Daten aus der vorläufigen Abrechnung in die Beitragsschätzung einfließen zu lassen. Diese werden dann gegenüber den Vormonatswerten priorisiert. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Leistung "Kassenvorlauf bzw. Beitragsschätzung" für Ihre Firmenkundennummer (FKN) gebucht wurde.
Zusatzauswahl "Eil-Auftrag" (optional):
Wenn Sie diese Option wählen, werden Ihre Lohndaten vorrangig bearbeitet. Die Bearbeitungszeit verkürzt sich auf ca. 3 - 5min. Für diesen Service fallen jedoch Extrakosten lt. aktueller Preisliste an.
4. Nachdem die Abrechnungsdaten an unser Rechenzentrum übertragen wurden, erhalten Sie binnen kurzer Zeit (ca. 20 - 30min) die ausgewerteten Daten in Form von Auswertungslisten in Ihr absPortal geladen.
5. Wenn Sie uns bereits eine vorläufige Abrechnung übermittelt haben und in der Prüfung der Ergebnislisten feststellen, dass noch Änderungen vorzunehmen sind, können Sie diese direkt im Untermenü “Personal” durch einen Klick auf die Schaltfläche “Bearbeiten” erfassen und uns dann, wie unter Punkt 3. beschrieben, entweder erneut eine vorläufige oder eine endgültige Datei zusenden.
Hinweis
Sollten Sie binnen 30 Minuten keine Abrechnungsdatei in Ihrem absPortal einsehen können, kontaktieren Sie bitte unser Service-Team in München unter 089 - 22 33 22 oder in Chemnitz unter 0371 - 690 77 77.
weiter geht´s mit LOWEB: Schritt 7: Überprüfung der Auswertungslisten