LOWEB: Krank mit Lohnfortzahlung
Einleitung
In dieser Hilfestellung wird beschrieben, welche Eingaben für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall inkl. Erstattungsantrag erforderlich sind und wie Sie diese korrekt in unserer Online-Lösung “LOWEB” erfassen.
Bedingungen
Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall besteht nur dann, wenn der Arbeitnehmer ausschließlich in Folge einer Krankheit arbeitsunfähig ist und kein Eigenverschulden zur Erkrankung führte.
Kein Entgeltfortzahlungsanspruch besteht:
Wenn der Arbeitnehmer gesund ist, aus Angst vor einer Ansteckung aber nicht am Arbeitsplatz erscheint.
Wenn der Arbeitnehmer unter Quarantäne gestellt wurde. In diesem Fall greift ein Entschädigungsanspruch (Infektionsschutzgesetz).
Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall besteht für mindestens 6 Wochen (42 Kalendertage). Diesen Anspruch haben alle Arbeitnehmer und Auszubildende, wenn das Arbeitsverhältnis vier Wochen ununterbrochen bestanden hat. Sofern Sie am Umlageverfahren U1 teilnehmen, müssen Sie auch einen Erstattungsantrag erstellen. Wichtig hierbei ist, dass die Erstattungsanträge pro Kalendermonat zu erstellen sind.
Ermittlung der Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG):
→ Bei Gehaltsempfängern erfolgt eine anteilige Erstattung nach der 30stel Regelung aus den Lohnarten für laufende Bezüge (z.B. LA 099 Gehalt), welche beim Mitarbeiter sowohl in den Stammdaten und/oder Monatsdaten verwendet werden. Für den Erstattungsantrag wird somit z.B. das Gehalt durch 30 SV-Tage geteilt und mit den Krankheitstagen multipliziert.
→ Bei Mitarbeitern, die auf Stundenlohnbasis abgerechnet werden (Lohnart LA 151 Stundenlohn), verwenden Sie für die auf die Krankheit entfallenden Stunden die Lohnart LA 140 Krankstunden. Für den Erstattungsantrag wird dieser Betrag zu 100% verwendet.
Vorgehensweise
Eingabe der Fehlzeit in LOWEB
1. Wählen Sie in der linken Menüleiste unter “Lohnabrechnung” das Untermenü “Personal” aus und markieren danach den entsprechenden Mitarbeiter.
2. Wählen Sie dann die “Monatsdaten” und darunter das Register “Urlaubs- und Fehlzeiten” aus.
3. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche “Bearbeiten”.
4. Wählen Sie nun die Fehlzeit “Krank mit Entgeltfortzahlung” im Feld “Status” aus.
5. Erfassen Sie dann in den Feldern “von” und “bis” den Zeitraum der Fehlzeit und klicken auf “Eintragen”. Damit wird die Fehlzeit im Kalender hinterlegt und farbig (gelb) dargestellt.
6. Beenden Sie die Eingaben mit “Speichern”.
Eingabe Erstattung AAG (U1 Verfahren) in LOWEB
1. Markieren Sie im Menü “Personal” den entsprechenden Mitarbeiter, für den der Erstattungsantrag gestellt werden soll.
2. Wechseln Sie dann in die “Monatsdaten” und wählen das Register “Erstattung AAG” aus.
3. Aktivieren Sie die Felder mit der Schaltfläche “Bearbeiten”.
4. Für die Anlage des Erstattungsantrags klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".
5. Wählen Sie im 1. Schritt des Assistenten den Punkt “Krankheitsfall / Lohnfortzahlung” aus und klicken auf “Weiter”.
6. Erfassen Sie im 2. Schritt in den Feldern “von” und “bis” den Zeitraum der Fehlzeit im aktuellen Monat, wählen dann die “Krankheitsursache” aus, geben weiterhin noch an, ob am 1. Tag der Krankheit noch gearbeitet wurde und klicken auf “Weiter”.
7. Im letzten Schritt wird Ihnen noch einmal eine Zusammenfassung der Daten für den Erstattungsantrag angezeigt. Sind die Angaben korrekt, klicken Sie auf “Hinzufügen”.
8. Der Erstattungsantrag wurde nun für den Mitarbeiter angelegt. Dieser kann über das Änderungssymbol auch wieder bearbeitet werden. Legen Sie ggf. noch weitere Erstattungen für diesen Mitarbeiter über “Neu” an. Schließen Sie die Eingaben dann mit “Speichern” ab.
Wichtig! Kontrollieren Sie für eine erfolgreiche Erstattung durch die Krankenkasse folgende Voraussetzungen:
Die für die Erstattung relevanten Lohnarten müssen im Lohnartenstamm als "erstattungsfähig" gekennzeichnet sein. (vgl. Abschnitt Hinweise)
Ihre Bankverbindung muss im Firmenstamm hinterlegt sein. (vgl. Firma einrichten, Register “Stammdaten”)
Hinweise
Bei dieser Hilfe handelt es sich um eine unverbindliche Auskunft, die nur den Standardfall beschreibt. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers.
6 Wochen (42 Kalendertage)
Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall gilt grundsätzlich für mindestens 6 Wochen (42 Kalendertage). Diese Sechs-Wochen-Frist beginnt grundsätzlich mit dem Tag nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Tritt die Arbeitsunfähigkeit aber an einem Arbeitstag vor Beginn der Arbeit ein, zählt dieser Tag mit. Ebenso gilt die Sechs-Wochen-Frist für ein und dieselbe Krankheit. Wird der Arbeitnehmer hingegen wegen verschiedener Krankheiten arbeitsunfähig, so besteht für jeden Krankheitsfall ein separater Anspruch auf bis zu 6 Wochen Lohnfortzahlung.
Rehabilitation (Reha)
Im Normalfall besteht bei Leistungen zur medizinischen Rehabilitation - wie bei einer normalen Krankheit - gegenüber dem Arbeitgeber ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung für die ersten 6 Wochen der Krankheit. Somit müssen Sie hier ebenso den Status "Krank mit Entgeltfortzahlung" im Register "Urlaubs- und Fehlzeiten" hinterlegen.
Kuraufenthalte/Heilverfahren
Auch bei Kuraufenthalten - wie bei einer normalen Krankheit - hat der Arbeitgeber eine Lohnfortzahlung von 6 Wochen zu leisten. Somit müssen Sie hier ebenso den Status "Krank mit Entgeltfortzahlung" im Register "Urlaubs- und Fehlzeiten" hinterlegen.
Erstattung AAG / Umlageverfahren U1
Das Umlageverfahren U1 gilt für Krankheitsaufwendungen und ist eine Kostenübernahme für "kleine" Arbeitgeber mit bis zu 30 Vollzeitbeschäftigten. Der Umlagesatz wird von den jeweiligen Krankenkassen festgelegt. Der Arbeitgeber bekommt dann im Krankheitsfall von der jeweiligen Krankenkasse des Arbeitnehmers bis zu 80% der Kosten erstattet. Arbeitgeber mit mehr als 30 Vollzeitbeschäftigten sind vom U1-Verfahren ausgeschlossen.
Erfassung der Krankheitszeiten und des Erstattungsantrags rückwirkend für abgeschlossene Zeitraume
Sind noch Krankheitszeiten für bereits abgeschlossenen Zeiträume zu erfassen, können Sie dies im nächsten aktiven Monat als Vormonatskorrektur ausführen. Orientieren Sie sich hierbei an der Hilfestellung “Fehlzeiten korrigieren” und legen für den betroffenen Mitarbeiter zunächst eine Neuberechnung (Schaltfläche “Korrektur Vormonat”) für den jeweiligen Zeitraum an. Erfassen Sie dann in der Neuberechnung die Krankheitszeiten und den Erstattungsantrag, wie in dieser Hilfestellung beschrieben.
Lohnarten-Eigenschaft "erstattungsfähig"
Sie sollten einmalig Ihre verwendeten Lohnarten auf Erstattungsfähigkeit überprüfen. Gehen Sie hierfür bitte wie folgt vor:
1. Wählen Sie in der linken Menüleiste unter “Lohnabrechnung” das Untermenü “Firma” aus und klicken danach auf das Register “Lohnarten”.
2. Suchen Sie die entsprechende Lohnart (z.B. LA 099 Gehalt, LA 154 Aushilfslohn, etc.) und markieren diese mit einem Klick. (Sortieren Sie ggf. die Lohnarten nach der LA-Nr.)
3. Prüfen Sie unter den Eigenschaften, ob “Erstattungsfähig bei Entgeltfortzahlung“ vermerkt ist. Falls nicht, geht es mit Punkt 4. weiter.
4. Aktivieren Sie zunächst die Felder für Änderungen über die Schaltfläche “Bearbeiten” und klicken dann auf das “Änderungssymbol” bei der entsprechenden Lohnart.
5. Setzen Sie im Abschnitt “Eigenschaften” das Häkchen entsprechend.
6. Klicken Sie danach auf “Übernehmen”.
7. Beenden Sie die Eingaben mit dem “Speichern” der Firmendaten.
