LOWEB: Fehlzeiten korrigieren

Einleitung

In den nachfolgenden Schritten wird beschrieben, wie Sie in unserer Online-Lösung “LOWEB” Korrekturen von Fehlzeiten in einem Folgemonat anlegen und abrechnen können. Da es neben Fehlzeiten, für die kein Entgelt fortgezahlt wird (z.B. Krankengeld oder unbezahlter Urlaub), auch Fehlzeiten mit Entgeltfortzahlung gibt, werden nachfolgend beide Varianten erläutert.

Bedingungen

Änderungen können nur in einem aktuell geöffneten Abrechnungszeitraum erfasst werden. Ggf. ist zunächst ein neuer Zeitraum anzulegen.

Die Änderungen werden im aktuellen Abrechnungszeitraum rückwirkend mit einer Korrektur des bereits abgerechneten Vormonats vorgenommen. Die bereits verarbeitete Lohnabrechnung mit den zu berichtigenden Fehlzeiten wird somit in der Regel nicht wieder geöffnet, sondern korrigiert. Gründe für das Ändern eines bereits abgeschlossenen Zeitraums können z.B. sein:

• Krankheit

• Urlaub

• unbezahlter Urlaub

• Quarantäne

Vorgehensweise

Korrektur unbezahlte Fehlzeit

Im folgenden Beispiel wird eine Abrechnung wegen fortlaufendem Krankengeld geändert. Die ursprünglich erfasste Fehlzeit “Lohnfortzahlung” muss somit in “Krankengeld von Krankenkasse” geändert und das Gehalt im Vormonat entsprechend manuell angepasst werden.

1. Wählen Sie in der linken Menüleiste unter “Lohnabrechnung” das Untermenü “Personal” aus.

2. Markieren Sie den betroffenen Mitarbeiter.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Korrektur Vormonat”.

4. Markieren Sie den Zeitraum, in dem die Fehlzeit mit einer Neuberechnung berichtigt werden soll und klicken auf “Anlegen”.

5. Navigieren Sie in der angelegten Korrektur in das Register “Urlaubs- und Fehlzeiten”. Wählen Sie zunächst den Status der Fehlzeit aus (hier im Beispiel "Krankengeld von KK"), erfassen danach den Krankheitszeitraum in den Feldern "von" und "bis" und bestätigen die Eingaben mit “Eintragen”.

6. Speichern Sie abschließend die Änderungen im Kalender.

Die eingetragene Fehlzeit wird nun im Kalendarium farbig markiert angezeigt. Im gezeigten Beispiel wurde ursprünglich im Zeitraum 06.26 die Fehlzeit “Entgeltfortzahlung” vom 01.06.26 - 26.06.26 erfasst. Im Folgezeitraum 07.26 wurde in einer Korrektur bzw. Neuberechnung für 06.26 die Fehlzeit vom 18.06.26 - 26.06.26 auf “Krankengeld von KK“ berichtigt.

Hinweis: Wird wie im gezeigten Beispiel die Fehlzeit “Entgeltfortzahlung” geändert, ist in der Korrektur/Neuberechnung ggf. auch ein Erstattungsantrag mit anzupassen.

7. Korrigieren Sie im Anschluss ggf. noch das Gehalt. Die Anpassung des Gehalts aufgrund der Änderung einer Fehlzeit erfolgt bei einer Neuberechnung nicht automatisch. Diese Änderung muss manuell erfasst werden, sofern erforderlich. Wenn Sie das Gehalt kürzen möchten/müssen, wechseln Sie in das Register “Lohn und Gehalt” der Korrektur und kürzen das Gehalt entsprechend um die entsprechenden Fehltage.

Im Beispiel erhält der Mitarbeiter ein Gehalt in Höhe von 3.000,00 EUR brutto pro Monat. Da nun die Fehlzeit um 9 Kalendertage Krankengeld ergänzt wurde, ist sein Gehalt um 900,00 EUR zu reduzieren (3.000,- / 30 SV-Tage x 9 Tage = 900,00).

Erfassen Sie den zu kürzenden Betrag entweder mit der zur Grundlohnart gehörenden Bruttokürzungslohnart (vgl. unter Hinweise) oder reduzieren den Betrag in der Lohnart LA 099 Gehalt entsprechend. Im Beispiel wird die Kürzungslohnart LA 098 genutzt, so dass die Änderung auch im Nachhinein auf dem Lohnschein nachvollzogen werden kann.

Werden allerdings Fehlzeiten im laufenden Monat (Zeitraum ist also noch nicht abgerechnet) erfasst, dann wird vom System eine automatische Kürzung vorgenommen, sofern die Lohnart in den Mitarbeiter-Stammdaten im Register Lohnarten eingetragen wurde und im Firmenstamm-Register Lohnarten bei der entsprechenden Lohnart die Eigenschaft "Fixbeträge automatisch kürzen" angehakt ist.

Genauso können Sie diese Änderung auch mit anderen Fehlzeiten vornehmen, wie z.B. unbezahlter Urlaub.

Korrektur bezahlte Fehlzeit

Für eine Korrektur bzgl. einer bezahlten Fehlzeit legen Sie für den entsprechenden Mitarbeiter -ebenso wie oben in den Schritten 1. bis 6. beschrieben- eine Neuberechnung für den zu korrigierenden Zeitraum an und erfassen bzw. ändern im Register “Urlaubs- und Fehlzeiten” die entsprechende Fehlzeit (z.B. Krankheit, Urlaub, Mutterschutz, etc.). Da das Arbeitsentgelt in diesen Fällen weiter gezahlt wird, ist hier i.d.R. keine Anpassung der Bezüge erforderlich.

Orientieren Sie sich bei den Eingaben auch an den Hilfestellungen für Fehlzeiten - erfassen diese dann aber in den Korrekturmonaten.   

Hinweise

In der folgenden Übersicht werden die gebräuchlichsten Grundlohnarten und die dazugehörigen Bruttokürzungslohnarten aufgeführt.  

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