LOWEB: Elternzeit
Einleitung
In dieser Hilfestellung wird beschrieben, wie in unserer Online-Lösung “LOWEB” für Mitarbeiter in Elternzeit die entsprechende Fehlzeit hinterlegt wird.
Was ist Elternzeit und wer hat Anspruch darauf?
Elternzeit ist eine unbezahlte Freistellung (Auszeit) vom Berufsleben. Mütter und Väter, die in einem Arbeitsverhältnis stehen und nach der Geburt eines Kindes die Betreuung und Erziehung selbst übernehmen, können nach dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) Elternzeit in Anspruch nehmen. Der Arbeitgeber zahlt während dieser Zeit kein Gehalt. Eltern können aber während der Elternzeit Elterngeld vom Staat beantragen, um so den Einkommensausfall etwas zu kompensieren.
Mit der Elternzeit kann die Erwerbstätigkeit pro Kind und Elternteil bis zu 3 Jahre unterbrochen werden. Es besteht besonderer Kündigungsschutz. Jeder Elternteil hat Anspruch auf Elternzeit. Das Arbeitsverhältnis bleibt bestehen und nach Ablauf der Elternzeit besteht ein Anspruch auf Rückkehr zur früheren Arbeitszeit. Da das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit lediglich ruht und mit dem Ende der Elternzeit wieder vollständig auflebt, ist die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer gemäß der im Arbeitsvertrag getroffenen Vereinbarungen zu beschäftigen.
Während der Elternzeit ist eine Teilzeiterwerbstätigkeit von bis zu 30 Wochenstunden zulässig. Bei gleichzeitiger Elternzeit können die Eltern somit insgesamt 60 Wochenstunden (30 + 30) erwerbstätig sein.
Bedingungen
Die Anmeldung der Elternzeit muss dem Arbeitgeber spätestens sieben Wochen vor Beginn schriftlich (per E-Mail oder Brief) mitgeteilt werden.
Mit der Anmeldung beim AG muss der Zeitraum für die Elternzeit festgelegt werden.
Die Elternzeit kann frühestens mit der Geburt des Kindes beginnen - als Mutter frühestens im Anschluss an den Mutterschutz.
Vorgehensweise
Im gezeigten Beispiel ist ein Mitarbeiter ab dem 15.07.26 bis zum 28.02.27 in Elternzeit. Somit erhält der Arbeitnehmer im aktuellen Abrechnungszeitraum nur noch bis einschließlich 14.07.26 sein Gehalt. Das monatliche Bruttogehalt beträgt 3.500,00 Euro. Für die Elternzeit wird daher die gleichnamige Fehlzeit erfasst und im Zeitraum 07.26 der Lohn/das Gehalt anteilig gekürzt.
In der Lohnabrechnung wird die Elternzeit wie folgt erfasst:
1. Wählen Sie in der linken Menüleiste unter “Lohnabrechnung” das Untermenü “Personal” aus und klicken danach auf den entsprechenden Mitarbeiter.
2. Wählen Sie dann die “Monatsdaten” und darunter das Register “Urlaubs- und Fehlzeiten” aus.
3. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche “Bearbeiten”.
4. Wählen Sie nun die Fehlzeit “Elternzeit” im Feld “Status” aus.
5. Erfassen Sie dann in den Feldern “von” und “bis” den Zeitraum der Fehlzeit und klicken auf “Eintragen”. Damit wird die Fehlzeit im Kalender hinterlegt und farbig (blau) dargestellt.
Tipp: Wird ein Enddatum erfasst, das weiter in der Zukunft liegt, als das aktuelle Monatsende, werden bereits die zukünftigen Kalendertage markiert und die Fehlzeit in den folgenden Lohnabrechnungen berücksichtigt.
6. Beenden Sie die Eingaben mit “Speichern”.
7. Unter den “Monatsdaten” wird im Register “Lohn und Gehalt” das gekürzte Bruttoentgelt für den aktuellen Zeitraum angezeigt. Das Gehalt wird automatisch gekürzt, wenn die Eigenschaft “Fixbeträge automatisch kürzen" bei der jeweiligen Lohnart aktiviert ist, so wie in unserem Beispiel bei der Lohnart LA 099.
Die Kürzung des Gehalts erfolgt im Beispiel nach der 30stel-Methode (vgl. hierzu auch Teillohnberechnung, Abschnitt "30stel-Berechnungsmethode") wie folgt:
3.500 € / 30 SV-Tage = 116,67 € pro Tag x 14 Tage (31-17) = 1.633,38 €
Prüfung des Lohns bzw. Gehalts
a. Wird die Elternzeit für den gesamten Monat erfasst, z.B. 01.07. - 31.07., wird i.d.R. kein Lohn/Gehalt erfasst bzw. das in den Stammdaten hinterlegte Entgelt auf 0 EUR gekürzt.
Hinweis: Wenn für Ihre Firmenkundennummer (FKN) die Leistung “Beitragsschätzung” bei a.b.s. gebucht wurde, sind für den Zeitraum der Elternzeit die fixen Lohnbestandteile (z.B. LA 099 Gehalt) aus den Mitarbeiterstammdaten zu entfernen/löschen. Andernfalls würde -trotz erfasster Fehlzeit im Vormonat- eine Schätzung auf Grundlage der Stammbezüge ausgeführt, sofern die Lohninformationen (Fehlzeit im aktuellen Monat erfasst) nicht mittels vorläufiger Abrechnung aktualisiert vor dem Schätztermin gemeldet werden.
b. Beginnt die Elternzeit z.B. mitten im Monat am 15.09., so muss der Lohn/das Gehalt für die Tage der Beschäftigung anteilig berechnet werden.
Wird die Eingabe im laufenden Monat vorgenommen, wird für die in den Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegten Lohnarten für fixe Bezüge (z.B. 099 Gehalt, 154 Aushilfslohn, etc.) automatisch eine Kürzung nach der 30stel Methode durchgeführt. Voraussetzung für die automatische Kürzung ist, dass bei der entsprechenden Lohnart die Eigenschaft "Fixbeträge automatisch kürzen" aktiviert ist.
Dies können Sie im Firmenstamm im Register “Lohnarten” pro Lohnart in den Eigenschaften überprüfen. Nach Auswahl der Lohnart werden Ihnen rechts neben der Auflistung alle Eigenschaften für die gewählte Lohnart angezeigt.
Ist die automatische Kürzung nicht aktiviert, klicken Sie auf das Ansichtssymbol oder doppelt auf die Lohnart und aktivieren die Felder mit “Bearbeiten”. Setzen Sie das Häkchen bei “Fixbeträge automatisch kürzen”, “Übernehmen” die Änderung und “Speichern” die Firmendaten abschließend.
Hinweise
Bei dieser Hilfe handelt es sich um eine unverbindliche Auskunft, die lediglich den Standardfall beschreibt. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers.
Nachträgliche Erfassung der Fehlzeit
Wird die Fehlzeit nachträglich in einer Korrektur eines bereits abgerechneten Monats erfasst, muss das Bruttoentgelt im Korrekturmonat manuell gekürzt werden. Sie können sich dabei an der automatischen 30stel-Kürzungsmethode von LOWEB orientieren oder eine andere, gebräuchliche Formel für die Berechnung verwenden (z.B. arbeitstäglich, kalendertäglich etc., vgl. hierzu unter Teillohnberechnung).
Unterbrechungsmeldung
Sofern nicht schon aufgrund des Mutterschutzes eine Unterbrechungsmeldung Grund 51 vorhanden ist, wird nach einem Monat Elternzeit vom Programm automatisch eine Unterbrechungsmeldung Grund 52 erstellt.
