LOWEB: Kassenvorlauf / Beitragsschätzung
Einleitung
In dieser Anleitung finden Sie viele detaillierte Informationen zum Kassenvorlauf/Beitragsschätzung.
Bedingungen
Die Beitragsschätzung ist eine Standardleistung, die a.b.s. für Sie erbringt. Diese Leistung könnte von Ihnen abbestellt worden sein. Um sicherzustellen, dass bei Ihnen die Leistung aktiviert ist, können Sie sich an unsere Service-Hotline in München 089 / 22 33 22 oder in Chemnitz 0371 / 690 77 77 wenden.
Beitragsnachweise sind in der Regel monatlich am fünftletzten Bankarbeitstag abzugeben. Die Fälligkeit der Beiträge (Überweisung) ist am drittletzten Bankarbeitstag des Monats. Die Beitragsschätzung gibt Ihnen die Möglichkeit, die Beitragsnachweise fristgerecht an die Krankenkassen zu übermitteln und somit mehr Zeit für die endgültige Abrechnung zu haben.
Die Termine zur Beitragsschätzung sind monatlich und fristgerecht vor dem Fälligkeitstermin des Beitragsnachweises von uns terminiert. Diese werden jährlich bereits vor dem ersten Abrechnungslauf im Januar festgelegt und können im Downloadbereich unter sonstige Dokumente eingesehen werden.
Die Beitragsschätzung wird nur ausgeführt, wenn die beiden folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
die Leistung „Kassenvorlauf“ ist bei uns im Kundenstamm aktiviert
eine endgültige Abrechnung für den aktuellen Abrechnungszeitraum wurde zum jeweiligen Termin der Beitragsschätzung noch nicht durchgeführt
Die Beitragsschätzung erfolgt i.d.R. auf der Grundlage der Vormonatsdaten. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, eine genauere Schätzung auf Basis einer vorläufigen Abrechnung inkl. aktueller Lohndaten erstellen zu lassen.
Vorgehensweise
Beitragsschätzung ohne vorläufige Abrechnung
In diesem Fall werden für die Beitragsschätzung die Abrechnungsdaten des Vormonats verwendet. Sie erhalten die Auswertungen für die Beitragsschätzung in Ihr absPortal hochgeladen.
Beitragsschätzung mit vorläufiger Abrechnung
In diesem Fall müssen Sie zunächst die Abweichungen zum Vormonat (z.B. Eintritt neuer Mitarbeiter, Austritt von Mitarbeitern, Gehaltsanpassungen etc.) und die Entgelte für alle Mitarbeiter im aktuellen Abrechnungszeitraum erfassen. Stellen Sie weiterhin sicher, dass keine Fehler in der Kontrollübersicht vorhanden sind.
ACHTUNG: Wenn Mitarbeiter kein Entgelt eingetragen bekommen, werden diese mit 0 EUR geschätzt.
Anschließend übermitteln Sie uns eine vorläufige Abrechnung, wobei Sie folgendes beachten:
1. Wählen Sie in der linken Menüleiste unter “Lohnabrechnung” das Untermenü “Abrechnung” aus.
2. Sollten Hinweise vorhanden sein, setzen Sie das Häkchen “Hinweise ignorieren”. Evtl. vorhandene Fehler müssen behoben werden.
3. Wählen Sie unter den Abrechnungsoptionen “vorläufige Abrechnung” und setzen das Häkchen “für Kassenvorlauf (Beitragsschätzung) nutzen”.
4. Klicken Sie dann auf ”Auswerten”.
Wichtig: Für die Schätzung werden die eingereichten Abrechnungsdaten anhand des Häkchens nach dem Testamentsprinzip verwendet. Das bedeutet, der letzte Stand ist gültig. Wenn z.B. nach einer vorläufigen Abrechnung mit dem Häkchen "für Kassenvorlauf (Beitragsschätzung) nutzen" die Schätzung dann doch auf der Grundlage des Vormonats ausgeführt werden soll, dann ist eine weitere vorläufige Abrechnung ohne das Häkchen und vor dem Schätztermin einzureichen.
Hinweise
Beispiel Auswertung der Beitragsschätzung
Im folgenden Beispiel sehen Sie die Beitragsschätzung der BKK Mobil Oil im Monat April. Im oberen Teil sind die Werte der Schätzung mit einem Gesamtbetrag von 659,93 € einsehbar.
Im mittleren Teil sehen Sie den Übertrag aus dem Vormonat. Hier wird aus der tatsächlichen Abrechnung März eine Differenz in Höhe von 449,44 € in die Beitragsschätzung für den April übertragen. Dieser Betrag ergibt sich aus dem Kassenvorlauf 03.2022 und einer endgültigen Abrechnung ebenfalls für 03.2022. Im Vormonat zu viel oder zu wenig bezahlte Beiträge werden im nachfolgenden Monat verrechnet.
Somit ergibt sich auf dem Beitragsnachweis an die BKK Mobil Oil ein Gesamtbeitrag in Höhe von 1.109,37 € für den Monat April.
Beispiel Auswertung der endgültigen Abrechnung
Im folgenden Beispiel sehen Sie die endgültige Beitragsabrechnung der BKK Mobil Oil im Monat April. Im oberen Teil sehen wir, dass sich die tatsächlich abgerechneten Werte von der Beitragsschätzung unterscheiden. Mit der Endabrechnung wurde nun ein Gesamtbetrag von 608,23 € für April ermittelt.
Darunter ist noch einmal der Übertrag aus dem Vormonat über 449,44 € aufgeführt. Ebenso ist der Gesamtbeitrag der Beitragsschätzung für April in Höhe von 1.109,37 € dargestellt.
Da sich nun mit der tatsächlichen Endabrechnung ein Gesamtbeitrag in Höhe von 1.057,67 € ergibt, wurden für April 51,70 € zu viel Beiträge gezahlt. Diese Differenz wird dann in der Beitragsschätzung für den Monat Mai berücksichtigt.
Übermittlung an die Krankenkasse
Am Stichtag werden die Beitragsschätzungen für alle Kunden durchgeführt. Diese werden dann an die Annahmestellen der Krankenkassen verteilt und Sie erhalten als Nachweis die Auswertungen der Beitragsschätzung von a.b.s. in Ihr absPortal geladen.
Übermittlungstermine
Die Beitragsnachweise sind in der Regel monatlich zwei Arbeitstage vor Fälligkeit des Gesamtsozialversicherungsbeitrags (drittletzter Bankarbeitstag eines Monats) pro Krankenkasse abzugeben.
Die Termine zur Beitragsschätzung sind monatlich und fristgerecht vor dem Fälligkeitstermin des Beitragsnachweises von uns terminiert. Sie können die Schätztermine in unserem Downloadbereich unter sonstige Dokumente einsehen.
Sofern Sie uns eine genauere Schätzung auf Basis einer vorläufigen Abrechnung zukommen lassen möchten, müssten Sie diese bis um 07:30 Uhr am Stichtag auswerten lassen.