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Hotline Berlin030 / 6900 400 0 |
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In dieser Hilfestellung werden die verschiedenen Steuerklassen und das ELStAM-Verfahren erklärt. Auch wird beschrieben, wie Sie diese Daten in LobuOnline hinterlegen.
Jeder Bürger in Deutschland hat ein Schreiben des Finanzamts mit seiner persönlichen Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) erhalten. Sie sollte auch auf der Lohnsteuerbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers ersichtlich sein.
Die Steuermerkmale Ihrer Mitarbeiter werden automatisch von a.b.s. abgerufen. Hierfür ist es erforderlich, die Steuer-ID des Mitarbeiters im LobuOnine einzutragen. Sollte einer Ihrer Mitarbeiter keine Steuer-ID haben, kontaktieren Sie bitte das zuständige Finanzamt.
Ihr Arbeitnehmer muss Ihnen seine Steuermerkmale Steuerklasse, Konfession/Kirchensteuerabzug, Kinderfreibetrag, Familienstand, Steuerfreibetrag monatlich und jährlich mitteilen. Diese können Sie auch der Lohnsteuerbescheinigung des Mitarbeiters entnehmen.
Fehlende Informationen erhalten Sie aber dann über die ELStAM-Anmeldung von der Finanzverwaltung. Sie können die Steuermerkmale der Mitarbeiter nicht beliebig bestimmen. Die Steuermerkmale werden vom Finanzamt bestimmt.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie im Menü "Bearbeiten/Personal" den betreffenden Arbeitnehmer aus.
2. Wählen Sie in den "Stammdaten" den Reiter "Steuer".
3. Erfassen Sie die Steuer-Daten des Mitarbeiters und tragen Sie die Steuer-ID, Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Familienstand, Konfession, Steuerfreibetrag falls vorhanden ein.
Seit 01.01.2014 wurde in Deutschland das ELStAM-Verfahren eingeführt. Hierdurch werden von a.b.s. die aktuellen Steuermerkmale Ihrer Mitarbeiter beim zuständigen Finanzamt automatisch abgerufen. Die Abfrage ist für alle Arbeitgeber verpflichtend. Sie haben hierbei 3 Auswahlmöglichkeiten:
| Möglichkeiten | Erklärung |
|---|---|
| 0 nein | Sie sperren die ELStAM-Abfrage für diesen Mitarbeiter. Somit sollte dieser mit Lohnsteuerklasse 6 oder einer Pauschalierung abgerechnet werden. |
| 2 Ja | a.b.s. erfragt die aktuellen ELStAM-Daten für Ihren Mitarbeiter über das ELStAM-Rechenzentrum. Diese Abfrage erfolgt mit dem ersten endgültigen Abrechnungslauf des Mitarbeiters. Somit werden die zurückgemeldeten ELStAM-Daten, erst mit dem zweiten Abrechnungslaufs des Mitarbeiters rückwirkend vom Programm verwendet. |
| 3 Ja (Ersatzbescheinigung liegt vor) | Ja (Ersatzbescheinigung vorhanden): Der Mitarbeiter hat eine „besondere Bescheinigung“ vom Finanzamt ausgestellt bekommen. Somit wird die Abfrage beim Finanzamt gesperrt und der Mitarbeiter wird mit den manuell eingetragenen Lohnsteuerdaten abgerechnet. Die Steuer-ID ist zu entfernen. |
Bei dieser Hilfe handelt es sich um eine unverbindliche Auskunft, die nur den Standardfall beschreibt. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Finanzamt.
| Steuerklasse | Erklärung |
|---|---|
| 1 | für alle Ledigen, getrennt lebenden oder geschiedenen Arbeitnehmer und Verwitwete ab dem zweiten Jahr nach dem Todesfall. |
| 2 | für Alleinerziehende, sofern sie mindestens ein im gleichen Haushalt lebendes Kind betreuen, das dort gemeldet ist und für das ein Anspruch auf Kindergeld oder Kinderfreibetrag besteht. Es darf zudem keine Haushaltsgemeinschaft mit einer anderen volljährigen Person bestehen. |
| 3 | ist für den besserverdienenden Partner einer Ehe oder eingetragenen Partnerschaft gedacht. Der Partner mit einem deutlich niedrigeren Einkommen wechselt dann automatisch in die Steuerklasse 5. |
| 4 | Standardfall bei Verheirateten. Sie wird automatisch angenommen, wenn Ehepartner nichts angeben. Sie ist für all diejenigen sinnvoll, die beim Einkommen keine großen Unterschiede aufweisen. Also für Partner, die ähnlich viel verdienen. |
| 5 | Verheiratet und Geringverdiener, Gegenstück zu Stkl. 3 |
| 6 | Diese kommt nur zum Tragen, wenn ein Arbeitnehmer zwei Jobs ausübt. Die Nebenbeschäftigung wird mit StKl. 6 versteuert. Er muss dann einen Job auf diese Lohnsteuerklasse anmelden. Leider sind hier die Abzüge am höchsten. Ein Ausgleich erfolgt mit der Einkommensteuererklärung. |
0 Pauschal 2% | wird für Minijobber oder kurzfristig Beschäftigte verwendet; Steuer-ID wird nicht benötigt. |
Sollte Ihr Mitarbeiter zu unrecht die Steuerklasse 6 von ELStAM zurückgemeldet bekommen, muss in der Regel eine ELStAM Ummeldung erfolgen. Hierbei werden Sie erneut als Hauptarbeitgeber im ELSTAM-Verfahren für den entsprechenden Mitarbeiters gemeldet. Bitte klären Sie immer ab, on ein Mitarbeiter einen zweiten Job ausführt.
Diese ELStAM-Ummeldung kann nur durch a.b.s. selbst erfolgen. Kontaktieren Sie uns hierfür unter 089 22 33 22 für München oder 0371 690 77 77 für Chemnitz. Alternativ können Sie uns auch eine E-Mail mit den benötigten Informationen zukommen lassen. Diese E-Mail könnte wie folgt aussehen:
"Sehr geehrte Damen und Herren,
wir bitten um eine Elstam-Ummeldung für unseren Mitarbeiter Personalnummer 000001, Mustermann Max. Hier wurde zu unrecht ab 01.07.2022 die Steuerklasse 6 zurückgemeldet. Dies ist die Hauptbeschäftigung des Mitarbeiters.
Mit freundlichen Grüßen"
Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung wird am Ende des Jahres oder bei Austritt des Mitarbeiters automatisch erstellt und führt auf, welche Lohnsteuerabzüge der Arbeitgeber tatsächlich vom Gehalt seiner Angestellten abgeführt hat. Das Dokument dient als Nachweis gegenüber den Finanzbehörden. Neben Steuerabzügen und Sozialabgaben enthält die Lohnsteuerbescheinigung weitere Informationen zu Freibeträgen, Steuerklasse und Steuermerkmalen. Arbeitnehmer können diese für ihre Steuererklärung verwenden.
Wenn sich der neue Arbeitgeber innerhalb von sechs Wochen (Kulanzfrist) nach dem Datum, ab dem die ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum), als Hauptarbeitgeber anmeldet, erhält er die ELStAM mit Steuerklasse I-V rückwirkend zum Referenzdatum.
Spätestens bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraumes hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer an das Finanzamt abzuführen. Hierbei muss er dem Finanzamt, in dessen Bezirk sich die Betriebsstätte befindet, eine Steuererklärung einreichen, die die Summe der einzubehaltenden Lohnsteuer angibt und die Lohnsteuer an das Finanzamt abführen.
Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum kann aber abweichen:
Der Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber ist ein betriebliches Erstattungsverfahren. Hierbei wird ein Vergleich der Jahreslohnsteuer mit der Summe der abgeführten Monatslohnsteuerbeträge durchgeführt. Es eröffnet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer überhöhte Steuerabzugsbeträge aus den laufenden Lohnabrechnungen nach Ablauf des Kalenderjahres zeitnah vor Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung zu erstatten.
Die Summe der während des Kalenderjahres korrekt einbehaltenen monatlichen Lohnsteuerabzugsbeträge entspricht häufig nicht der Jahreslohnsteuer für den Arbeitslohn. Als Ursache kommen sowohl Änderungen in den persönlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers (z.B. Reduzierung der Arbeitszeit) als auch Lohnschwankungen in Betracht.
Fehler Code 1028
Code 1028: Manchmal kann es vorkommen, dass die Steuernummer beim Finanzamt nicht als Arbeitgeber hinterlegt ist. Evtl. wurde eine falsche Steuernummer im Programm hinterlegt. Dies führt dazu, dass die Mitarbeiter nicht korrekt bei ELSTAM angemeldet werden können. Der Arbeitgeber muss die abgerechnete Steuernummer prüfen und gegebenenfalls das Finanzamt kontaktieren und das "Arbeitgeber-Kennzeichen" setzen lassen. Danach kann a.b.s. gerne noch mal die Mitarbeiter an- bzw. ummelden.
Fehler Codes 365 und 1023
Code 365: Diese Fehlermeldung wird Ihnen angezeigt, wenn neue Steuermerkmale z.B. geänderter Kinderfreibetrag zurückgemeldet werden. Es wird automatisch ein Storno und eine Neuberechnung bei der Abrechnung erstellt. Sollte die Meldung nicht korrekt sein, so kontaktieren Sie bitte immer das Finanzamt.
Code 1023: Diese Fehlermeldung wird Ihnen bei der ersten Abrechnung angezeigt, weil zu diesem Zeitpunkt noch kein Abruf der Steuermerkmale über ELStAM erfolgt ist. Der Fehler wird mit der nächsten Abrechnung behoben.
