Ein-, Aus- und Wiedereintritt

Einleitung

In dieser Hilfestellung wird der Eintritt, Austritt und Wiedereintritt eines Mitarbeiters in LobuOnline beschrieben.

Klicken Sie auf einen der folgenden Links um direkt zum gewünschten Thema zu gelangen:

Eintritt eines neuen Mitarbeiters

Austritt eines Mitarbeiters

Wiedereintritt eines Mitarbeiters

Bedingungen

- Keine - 

Vorgehensweise

Eintritt eines neuen Mitarbeiters:

Ein neuer Mitarbeiter kann auf zwei Arten im LobuOnline angelegt werden.

Variante 1:

Wählen Sie im Menü "Datei" den Punkt "Neu Mitarbeiter" aus. Danach öffnet sich direkt die Eingabemaske zur Anlage des neuen Mitarbeiters.

Variante 2:

Gehen Sie im Hauptmenü über "Bearbeiten" auf den Punkt "Personal". Es öffnet sich der Personalstamm.

Klicken Sie im Personalstamm auf die Schaltfläche "Neuer Mitarbeiter". Die Eingabemaske zur Anlage eines neuen Mitarbeiters öffnet sich.

Register "Allgemeines"

1. Vergeben Sie eine individuelle Personalnummer oder klicken Sie auf die Schaltfläche

2. Wählen Sie eine der nächsten freien Personalnummern.

3. Klicken Sie auf "Übernehmen".

4. Erfassen Sie die Personaldaten (Adressdaten, Kontaktdaten, Bankdaten).

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".

Register "Steuer"

1. Erfassen Sie die steuer-relevanten Personaldaten.

2. Bestätigen Sie mit "Weiter".

Register "Sozialversicherung"

1. Erfassen Sie die SV-relevanten Personaldaten. Dies hier dient lediglich als Beispiel, da die Schlüsselung je Beschäftigungsverhältnis unterschiedlich sein kann.

2. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".

Register "Sozialversicherung2"

1. Erfassen Sie in Register SV2 die UV-relevanten Personaldaten.

2. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".

Register "Lohnarten"

Erfassen Sie die festen, monatlich gleichbleibenden Be- und Abzüge des Mitarbeiters wie zum Beispiel Gehalt, VWL, KFZ Nutzung, Direktversicherung usw.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".

2. Wählen Sie eine vordefinierte Lohnart aus, z.B. 099 Gehalt.

3. Erfassen Sie den monatlich gleichbleibenden Betrag.

4. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen".

5. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".

Austritt eines Mitarbeiters:

1. Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Punkt "Personal" aus. Es öffnet sich der Personalstamm.

2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus und klicken Sie auf "Stammdaten" und "Allgemein".

3. Nun klicken Sie auf den "Zauberstab"

4. Es öffnet sich ein Fenster zur Datumseingabe. Hier geben Sie das entsprechende Austrittsdatum ein.

5. Klicken Sie auf "Weiter".

6. Anschließend klicken Sie auf "Fertig".

Somit haben Sie den Austritt des Mitarbeiters im LobuOnline korrekt hinterlegt.

Sobald Sie den aktuellen Monat abrechnen, werden automatisch sämtliche Meldungen, die mit dem Austritt des Mitarbeiters in Zusammenhang stehen, vom System erzeugt. Danach wird der Mitarbeiter bei zukünftigen Abrechnungszeiträumen im Personalstamm unter "Ausgeschieden" zu finden sein.

Wiedereintritt eines Mitarbeiters:

1. Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Punkt "Personal" aus. Es öffnet sich der Personalstamm.

2. Wechseln Sie nun innerhalb des Personalstammes von "Aktuell" auf "Ausgeschieden".

3. Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus.

4. Klicken Sie unten links auf "Wiedereintritt".

5. Es öffnet sich ein Fenster. Sie werden gefragt, ob es sich um eine Korrektur oder einen tatsächlichen Wiedereintritt handelt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Wiedereintritt".

Wichtig! Achten Sie darauf, dass Sie den Mitarbeiter tatsächlich wiedereintreten lassen möchten. Sobald Sie auf die Schaltfläche "Wiedereinritt" klicken, können Sie dies nicht selbstständig wieder rückgängig machen.

6. Klicken Sie danach auf "Schließen" beim Informationsfenster.

7. Wechseln Sie im Personalstamm von "Ausgeschieden" auf "Aktuell".

8. Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus.

9. Klicken Sie auf "Stammdaten" und "Allgemein".

10. Nun klicken Sie auf den "Zauberstab" rechts neben den Feldern für Ein-/Austrittsdatum.

11. Es öffnet sich ein Fenster zur Datumseingabe. Hier geben Sie das entsprechende Eintrittsdatum des Mitarbeiters ein.

12. Klicken Sie danach auf "Weiter".

13. Anschließend klicken Sie auf "Fertig".

Somit haben Sie den Wiedereintritt des Mitarbeiters im LobuOnline korrekt hinterlegt. Sobald Sie den aktuellen Monat abrechnen, werden automatisch sämtliche Meldungen, die mit dem Wiedereintritt des Mitarbeiters in Zusammenhang stehen, vom System erzeugt.

Kontrolle

Um sicherzugehen, dass Sie die Daten korrekt eigegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kontrolle". Diese Schaltfläche finden Sie sowohl im Personalstamm unten rechts, wenn Sie den Mitarbeiter erneut anklicken, als auch wenn Sie über "Extras" und "Kontrolle" gehen. In der Kontrollmaske werden Ihre Angaben auf Plausibilität geprüft und Ihnen werden eventuelle Hinweise und Fehler aufgezeigt.

Hinweise

Bei dieser Hilfe handelt es sich um eine unverbindliche Auskunft, die nur den Standardfall beschreibt. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers.

Stammdaten

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, offizielle Dokumente für die Erfassung der Stammdaten des Mitarbeiters zu verwenden. In der Eingabemaske Steuer achten Sie darauf, dass Feld ELSTAM verwenden auf Ja zu setzen, sobald eine Steuer-ID vorhanden ist. In der Eingabemaske SV ist es wichtig, neben der richtigen Krankenkasse, ebenfalls den korrekten Personengruppenschlüssel und Beitragsgruppenschlüssel auszuwählen. Beim Personengruppenschlüssel wählen Sie, wie der Name schon sagt, die Personengruppe aus. Bei einem Minijob wäre dies zum Beispiel die 109 geringf. Beschäftigung. Beim Beitragsgruppenschlüssel wählen sie die Höhe der Beiträge, die der Arbeitnehmer bei den jeweiligen SV-Trägern abzugeben hat.

Monatsdaten Lohnarten

Bei der Anlage eines neuen Mitarbeiters werden die Stammdaten des Mitarbeiters erfasst. Bei Lohnarten sind dies monatlich gleichbleibende Be- und Abzüge. Monatlich abweichende und sich verändernde Be- und Abzüge werden in den Monatsdaten des jeweiligen Erfassungsmonats eingetragen und sind somit bei der Erfassung des Mitarbeiters nicht zu hinterlegen. Beispiele hierfür sind Stundenlohn, Zuschläge etc.

Teillohnberechnung Eintrittsmonat

Bei Eintritt des Mitarbeiters innerhalb des Monats wird in der Regel sein Entgelt auf den tatsächlich gearbeiteten Teilmonat gekürzt. Diese Teillohnberechnung findet mit der sogenannten 30tel-Regelung statt. Hierbei wird das fiktive Monatsgehalt mit 30 dividiert und mit den tatsächlichen Kalendertagen des Eintrittsmonats multipliziert. Heraus kommt der anteilige Lohnanspruch des Mitarbeiters für seinen Eintrittsmonat.

Hinweis: Befindet sich der Eintrittsmonat im Vormonat, müssen Sie darauf achten, dass eine automatische Kürzung der Fixbezüge für den Teilmonat nicht durch das Programm LobuOnline erfolgt. Hier müssen die Fixbezüge für den Teilmonat durch Sie manuell im jeweiligen Vormonat gekürzt werden.

Auswirkung Fehlende Steuer-ID

Bei fehlender Steuer-ID des Mitarbeiters ist grundsätzlich die Steuerklasse 6 einzutragen. Sobald der Mitarbeiter Ihnen seine Steuer-ID mitteilt, können Sie diese im Programm hinterlegen und beim nächsten Abrechnungslauf werden die ElStAM Daten automatisch für Ihren Mitarbeiter abgerufen. Alternativ kann der Mitarbeiter zu seinem Finanzamt gehen und sich eine Ersatzbescheinigung bei fehlender oder gesperrter Steuer-ID ausstellen lassen.

Fehlende Sozialversicherungsnummer

Sollte keine Sozialversicherungsnummer bei der Anlage des Mitarbeiters vorhanden sein, klicken Sie auf das Feld bei unbekannter Versicherungsnummer und geben dort die Geburtsdaten des Mitarbeiters ein. 

Kulanzfrist SV & Steuer

Die SV-Anmeldung ist innerhalb der ersten sechs Wochen nach Arbeitsbeginn beim zuständigen SV-Träger abzugeben.

Die Anmeldung beim Finanzamt hat ebenfalls eine Frist von sechs Wochen nach Arbeitsbeginn.

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