Hinweise zur monatlichen Lohnvorgabe

Wenn wir Ihre monatlichen Lohnänderungen bei uns im Rechenzentrum erfassen, verwenden Sie bitte zur Lohnvorgabe ausschließlich:

• die Abrechnungsliste: zur Lohnvorgabe der einzelnen Mitarbeiter
• das Personalstammblatt: zur Anmeldung von neuen Mitarbeitern, bzw. zur Mitteilung von Änderungen der Stammdaten
• das Firmenstammblatt: zur Änderung der Firmendaten, z.B. neue Bankverbindung

Die Abrechnungsliste und das Firmenstammblatt für den folgenden Abrechnungsmonat erhalten Sie zusammen mit Ihren monatlichen Lohnauswertungen. Sie finden also z.B. in den Lohnunterlagen für März die Abrechnungsliste und das Firmenstammblatt für April.

Das Personalstammblatt erhalten Sie zusammen mit Ihren monatlichen Lohnauswertungen, wenn ein Mitarbeiter neu angelegt wurde oder sich seine Stammdaten geändert haben.

Seit November 2020 können Sie die Abrechnungsliste auch als pdf ausfüllen. Eine detaillierte Information erhalten Sie unter:

Editierbare Abrechnungsliste im pdf-Format

Senden Sie uns die Lohnunterlagen bitte immer komplett ausgefüllt an Ihrem gewünschten Lohnabrechnungstag zu.

Teilen Sie uns keine einzelnen Lohnvorgaben (z.B. Krankmeldungen, Meldung neuer Mitarbeiter) zwischen den Abrechnungsterminen mit. Senden Sie uns immer ALLE Abrechnungsdaten für einen Abrechnungsmonat gesammelt zu. Gehen bei uns einzelne Lohnvorgaben außerhalb Ihrer Lohnabrechnung ein, werden wir Ihnen diese ggf. kostenpflichtig wieder zurück senden.

Erhalten wir von Ihnen dennoch einzelne Lohnvorgaben (z.B. Krankmeldungen etc.) unabhängig von Ihrem Lohnauftrag oder verwenden Sie nicht die von uns bereitgestellte Abrechnungsliste zur Lohnvorgabe (eigene Anschreiben, Formulare o.ä.), so führt das zu:

• zusätzlichen Kosten
• erheblicher Verzögerung bei der Bearbeitung Ihrer Lohnabrechnung
• keiner Garantieübernahme für die korrekte Durchführung Ihrer Lohnabrechnung

Beispiele

Im Folgenden finden Sie einige übersichtliche Beispiele wie Sie uns die monatlichen Lohnänderungen vorgeben:

Umsatzdatenänderungen (variabel - gültig nur für den jeweiligen Abrechnungsmonat)

• Mitteilung der monatlichen Arbeitsstunden (Stundenlöhner)
• Mitteilung von einmaligen Zahlungen

Stammdatenänderungen (fix - gültig für alle weiteren Abrechnungsmonate)

Mitarbeiterstammdaten

• Änderung des Festgehalts (Gehaltsempfänger)
• Angaben vermögenswirksamer Leistungen
• Änderung der Bankverbindung des Mitarbeiters
• Änderung der Adresse des Mitarbeiters
• Änderung der Krankenkasse
• pflichtversicherter Mitarbeiter wird freiwillig gesetzlich versichert

Firmenstammdaten

• Anlage einer neuen Krankenkasse
• Änderung der Bankverbindung (Firma)
• Änderung der Firmenadresse

Sonstige Änderungen

Mitteilung von Fehlzeiten (das entsprechende Formular finden Sie hier)

• Krank mit Entgeltfortzahlung
• Urlaub
• Krankengeld
• Mutterschutz (Erfassungskunde)
• Elternzeit (Erfassungskunde)
• Kinderpflege (Erfassungskunde)
• Beschäftigungsverbot
• Arbeitsunfall
• Arbeitsausfall durch behördliche Quarantäne
• Kinderbetreuung aufgrund behördlicher Schulschließung

Neuanlage von Mitarbeitern

• Personalstammblatt normal sv-pflichtiger Mitarbeiter
• Personalstammblatt Minijobber (mit Befreiung in der Rentenversicherung)

Korrektur über Storno/Neuberechnung

• Korrektur eines bereits abgerechneten Monats