Privat Krankenversicherter Arbeitnehmer
Einleitung
In dieser Hilfestellung wird beschrieben, wie privat versicherte Arbeitnehmer korrekt für die Lohnabrechnung in der Lohnsoftware "LobuOnline" hinterlegt werden.
Bedingungen
Überschreitet der Arbeitnehmer mit seinem regelmäßigen Jahresarbeitsentgelt die Jahresarbeitsentgeltgrenze, wird er versicherungsfrei in der Krankenversicherung.
Der Arbeitnehmer kann jetzt wählen, ob er freiwilliges Mitglied der gesetzlichen Krankenkasse bleiben will oder ob er sich bei einem privaten Versicherungsunternehmen versichern möchte. Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer für die Überweisung der Beiträge selbst verantwortlich. Im Einverständnis mit dem Arbeitgeber, kann aber auch dieser die Überweisung der Beiträge übernehmen.
Mitglieder eines privaten Versicherungsunternehmens haben Anspruch - teilweise unter bestimmten Voraussetzungen - auf Zuschüsse zur KV und PV durch den Arbeitgeber (siehe Hinweise).
Für die Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge ist die letzte gesetzliche Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert war, die zuständige Einzugsstelle.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie im Hauptmenü "Bearbeiten" das Untermenü "Personal" aus. Es öffnet sich der Personalstamm.
2. Markieren Sie den entsprechenden Mitarbeiter.
3. Navigieren Sie in den "Stammdaten" zur Registerkarte "Sozialversicherung".
4. Im Bereich SV-Berechnung geben Sie den Beitragsgruppenschlüssel 8 1 1 0 ein. Für die RV- und AV-Beiträge wählen Sie im Feld "Krankenkasse" die letzte gesetzliche Kasse des Arbeitnehmers aus. (wenn diese nicht ermittelbar ist, dann eine bereits vorhandene KK, z.B. AOK)
5. Im unteren Bereich erfassen Sie die jeweils vom Mitarbeiter individuell zu zahlenden Beiträge zur privaten "KV und PV" (diese können auch höher sein, als die Basissicherung).
6. Erfassen Sie weiterhin noch im Feld "Basissicherung" die Summe der Beiträge aus privater KV+PV. (entspricht dem Standardtarif, Leistungen sind auf dem Niveau der gesetzlichen Krankenversicherung).
Da die Beträge für die Basissicherung ab 2026 über das ELStAM-Verfahren automatisch für die Lohnabrechnung herangezogen werden, sollten die Eingaben mit der ELStAM-Rückmeldung abgeglichen werden. (vgl. hierzu auch die Informationen unter Hinweise)
Hinweise
Bei dieser Hilfe handelt es sich um eine unverbindliche Auskunft, die nur den Standardfall beschreibt. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers.
Jahresarbeitsentgeltgrenze
Die Jahresarbeitsentgeltgrenze bestimmt in Deutschland, ab wann Arbeiter und Angestellte versicherungsfrei in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) sind. Übersteigt das Jahresarbeitsentgelt die Jahresarbeitsentgeltgrenze, endet die Versicherungspflicht in der GKV und die Arbeitnehmer werden freiwillige Mitglieder in der GKV. Sie dürfen in die private Krankenversicherung wechseln.
Arbeitgeberzuschüsse private Versicherung
Arbeitnehmer mit einem privaten Versicherungsunternehmen haben auch Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss bei der Krankenversicherung. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer eine Bescheinigung der Versicherung beibringt, wonach ein zuschussfähiger Vertrag besteht. Für die Berechnung wird der allgemeine Beitragssatz (7,3%) zzgl. der Hälfte des durchschnittlichen Zusatzbeitrags (1,45%, gesetzlicher Zusatzbeitrag 2026 = 2,9%) zugrunde gelegt.
Außerdem sind privat Krankenversicherte verpflichtet, bei Ihrem privaten Versicherungsunternehmen eine Pflegeversicherung abzuschließen. Hierbei besteht ebenfalls Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss von höchstens 1,525% der Beitragsbemessungsgrenze.
ELStAM: PKV-Beiträge ab 01.01.2026 elektronisch
Ab dem 1. Januar 2026 wird das bisherige Papierbescheinigungsverfahren für Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (PKV) durch ein elektronisches Verfahren über ELStAM ersetzt. Die Versicherungsunternehmen übermitteln die monatlichen PKV-Beiträge elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
Das BZSt stellt diese Daten dem Arbeitgeber im Rahmen des ELStAM-Abrufs zur Verfügung. Eine Vorlage von Papierbescheinigungen durch Mitarbeitende ist damit grundsätzlich nicht mehr erforderlich.
Da das Verfahren noch recht neu ist, übermitteln aktuell nur wenige Versicherungsunternehmen die PKV-Beiträge an das BZSt. Daher sollten Sie zunächst noch wie bisher die Beträge zur privaten KV/PV sowie für die Basissicherung (ggf. auch nach Rücksprache mit Ihrer privaten Versicherung) manuell in LobuOnline in den Mitarbeiterstammdaten im Register “Sozialversicherung” eintragen bzw. anpassen. Der Betrag für die Basissicherung wird hierbei als Summe (KV+PV) erfasst.
Wenn wir über das ELStAM-Verfahren entsprechende Werte erhalten, so werden diese führend in der Lohnabrechnung verwendet. Sie können die von der privaten KV gemeldeten Beträge unter den Mitarbeiterstammdaten im Register “Steuer” einsehen.
