LOWEB: Mutterschutz
Einleitung
In dieser Hilfestellung geht es um den Mutterschutz und wie Sie diesen korrekt in unserer Online-Lösung “LOWEB” hinterlegen.
Bedingungen
Die Mutterschutzfrist umfasst einen Zeitraum von 6 Wochen vor und 8 Wochen (bei Früh- bzw. Mehrlingsgeburten oder bei festgestellter Behinderung des Kindes 12 Wochen) nach der Entbindung. In diesem Zeitraum ist eine Beschäftigung ausgeschlossen. Maßgeblich für die Berechnung der Schutzfrist ist der voraussichtliche Entbindungstermin nach ärztlichem Zeugnis.
Wenn der tatsächliche Entbindungstermin abweichend vom voraussichtlichen Entbindungstermin ist, muss die Mutterschutzfrist im Nachhinein entsprechend angepasst werden (siehe Hinweise).
Notwendige Daten für die Eingabe der Mutterschutzfrist in LOWEB (siehe hierzu auch die Hinweise am Ende der Seite):
voraussichtlicher Geburtstermin
Mutterschutzfrist (6 Wochen vor und 8 Wochen nach voraussichtlichen Entbindungstermin)
durchschnittliches Bruttoentgelt der letzten 3 Abrechnungsmonate
durchschnittliches Nettogehalt der letzten 3 Abrechnungsmonate
Kalendertäglicher AG-Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
Lohnart 026 Mutterschaftsgeld ist im Firmenstamm angelegt
Außerdem sind im Zeitraum des Mutterschutzes auch Erstattungsanträge AAG für den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zu erstellen.
Wichtig: Die Erstattungsanträge sind pro Kalendermonat manuell von Ihnen in den Monatsdaten zu erstellen.
Vorgehensweise
Im gezeigten Beispiel erwartet die Mitarbeiterin voraussichtlich am 12.09.2026 ihr 1. Kind. Das monatliche Bruttogehalt beträgt 3.200,00 Euro. Das Nettoentgelt beläuft sich bei Steuerklasse 4 auf 2.165,81 EUR pro Monat.
Für die Mutterschutzfrist* errechnen sich somit folgende Termine:
Beginn = 01.08.26 (6 Wochen vor voraussichtlicher Entbindung) - Ende = 07.11.26 (8 Wochen nach voraussichtlicher Entbindung)
*Tipp: Wir empfehlen, für die Berechnung der Mutterschutzfrist einen Mutterschutzrechner einer Krankenkasse aus dem Internet zu verwenden.
Der AG-Zuschuss wurde in diesem Beispiel wie folgt ermittelt:
Nettoentgelt 2.165,81 EUR : 30 Tage = 72,19 EUR pro Tag - 13,00 Mutterschaftsgeld von KK = 59,19 EUR Zuschuss AG
Wichtig: Bei mehreren Arbeitgebern haben sich alle Arbeitgeber am Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zu beteiligen. Die Höhe des Zuschusses entspricht dabei dem Verhältnis der Nettoarbeitsentgelte aus allen Beschäftigungsverhältnissen. Demnach muss auch der maximal Betrag (13,00 EUR pro Kalendertag) des Mutterschaftsgeldes der Krankenkasse auf der Basis des Gesamteinkommens im Verhältnis auf alle Arbeitgeber aufgeteilt werden. Wir empfehlen für die Berechnung einen Rechner für den Zuschuss des Mutterschaftsgeldes aus dem Internet zu verwenden (z.B. Rechner Zuschuss Mutterschaftsgeld unter "www.arbeitgeberversicherung.de").
Eingabe Mutterschutz-Daten (aus obigem Beispiel)
1. Wählen Sie in der linken Menüleiste unter “Lohnabrechnung” das Untermenü “Personal” aus und markieren danach die entsprechende Mitarbeiterin.
2. Wählen Sie dann die “Monatsdaten” und darunter das Register “Erstattung AAG” aus.
3. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche “Bearbeiten”.
4. Setzen Sie das Häkchen bei “Zuschuss zum Mutterschaftsgeld” und tragen die entsprechenden Werte in die Felder ein.
5. “Speichern” Sie ggf. zunächst die Eingaben.
Nachdem Sie die Mutterschutz-Daten erfasst haben, ist im aktuellen Monat für die Mitarbeiterin noch ein Erstattungsantrag AAG zu erstellen.
Eingabe Erstattungsantrag AAG
1. Aktivieren Sie nach dem Speichern aus dem vorherigen Abschnitt die Eingabefelder wieder über “Bearbeiten”. (dieser Schritt entfällt, wenn Sie die Daten noch nicht gesichert haben)
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Neu”.
3. Wählen Sie im Dialogfenster “Erstattungsantrags-Assistent” den Punkt “Zuschuss zum Mutterschaftsgeld” aus und klicken auf “Weiter”.
4. Erfassen Sie im nächsten Schritt noch den Erstattungszeitraum in den Feldern “von” und “bis”. Die Mutterschutz-Daten werden bereits automatisch in die Felder übernommen. Wenn die Felder vollständig und korrekt ausgefüllt sind, klicken Sie auf “Weiter”.
5. Im letzten Schritt des Assistenten werden die Daten für den Erstattungsantrag noch einmal zusammengefasst angezeigt. Klicken Sie auf “Hinzufügen” und “Speichern” abschließend die Eingaben.
Im Kalender unter den “Monatsdaten” im Register “Urlaubs- und Fehlzeiten” wird die Fehlzeit “Mutterschutz” nun automatisch im angegebenen Zeitraum hinterlegt und farbig (orange) dargestellt.
Eingabe Lohnart LA 026 “Mutterschaftsgeld”
1. Wählen Sie im Untermenü “Personal” die Mitarbeiterin aus.
2. Wechseln Sie in die “Monatsdaten” und darunter in das Register “Lohn & Gehalt” aus.
3. Aktivieren Sie danach die Felder über “Bearbeiten”.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Neu” und erfassen mit der Lohnart LA 026 “Mutterschaftsgeld” im Feld “Stunden” die Kalendertage des Mutterschutzes im aktuellen Monat sowie im Feld “Betrag” den kalendertäglichen AG-Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. “Übernehmen” Sie die Werte in die Tabelle.
5. Beenden Sie die Eingaben für die Mitarbeiterin mit “Speichern”.
Nun haben Sie sämtliche Daten eingegeben. Bitte überprüfen Sie in einer vorläufigen Abrechnung den Erstattungsantrag. Mit der nächsten endgültigen Lohnabrechnung wird dann der Erstattungsantrag an die zuständige Krankenkasse übermittelt.
Hinweise
Bei dieser Hilfe handelt es sich um eine unverbindliche Auskunft, die lediglich den Standardfall beschreibt. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse der Arbeitnehmerin.
Wichtig: Eine Entgeltbescheinigung wird nicht automatisch erstellt. Diese kann mittels der ITSG-Software "SV-Meldeportal" erstellt oder als Zusatzleistung bei a.b.s. beauftragt werden.
abweichender, tatsächlicher Entbindungstermin
Stimmt der tatsächliche Entbindungstermin nicht mit dem voraussichtlichen Geburtstermin überein, verlängert sich die Schutzfrist wie folgt:
Späterer Entbindungstag → Verlängerung vor der Entbindung
a) voraussichtlicher Termin: 12.09.2026 -> Schutzfrist vom 01.08.2026 - 07.11.2026
b) tatsächlicher Termin (später): 15.09.2026 -> Schutzfrist vom 01.08.2026 - 10.11.2026
Früherer Entbindungstag -> Verlängerung nach der Entbindung (das Ende der Mutterschutzfrist bleibt daher im Ergebnis unverändert)
a) voraussichtlicher Termin: 12.09.2026 -> Schutzfrist vom 01.08.2026 - 07.11.2026
b) tatsächlicher Termin (früher): 07.09.2026 -> Schutzfrist vom 01.08.2026 - 07.11.2026
Wichtig: Die Schutzfrist muss auch in einem ggf. bereits erstellten Erstattungsantrag mit geändert werden.
Bei detaillierten Fragen zum Mutterschutz und den Fristen wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Krankenkasse.
Mutterschutz bei Fehlgeburten
Seit 01.06.25 besteht auch für Frauen ein Anspruch auf Mutterschutz bzw. Mutterschaftsgeld, wenn sie ab der 13. Woche eine Fehlgeburt erleiden. Arbeitgeber dürfen die betroffenen Frauen in dieser Schutzfrist i.d.R. nicht beschäftigen (Ausnahme: die Betroffene möchte unbedingt arbeiten). Für die Mutterschutzfrist gelten, abhängig von der Dauer der Schwangerschaft, gestaffelte Schutzfristen bei einer Fehlgeburt:
ab der 13. Woche: bis zu 2 Wochen Mutterschutz
ab der 17. Woche: bis zu 6 Wochen Mutterschutz
ab der 20. Woche: bis zu 8 Wochen Mutterschutz
Wichtig: Für die Erstattung des Arbeitgeberzuschusses zum Mutterschaftsgeld, ist im Erstattungsantrag der Tag der Fehlgeburt in das Feld "voraussichtlicher/mutmasslicher Geburtstermin" einzutragen. Der Krankenkasse ist ausserdem, eine ärztliche Bescheinigung über die Fehlgeburt ab der 13. Schwangerschaftswoche zu übermitteln.
Einrichtung Lohnart LA 026 im Firmenstamm
1. Wählen Sie in der linken Menüleiste unter “Lohnabrechnung” das Untermenü “Firma” aus und wechseln anschließend in das Register “Lohnarten”.
2. Aktivieren Sie die Felder über die Schaltfläche “Bearbeiten”.
3. Klicken Sie auf “Neu”.
4. Sortieren Sie ggf. die Lohnarten über die Spaltenüberschrift (nach Nr. oder Bezeichnung).
5. Markieren Sie die Lohnart LA “026 Mutterschaftsgeld”.
6. Klicken Sie danach auf “Übernehmen”.
7. “Speichern” Sie abschließend die Firmendaten.
Beispiel: Berechnung AG-Zuschuss und durchschnittliches Entgelt
Durchschnittliches Bruttoentgelt der letzten 3 Monate:
1.600,00 € + 1.500,00 € + 1.400,00 € = 4.500,00 € / 3 Monate = 1.500,00 €
Durchschnittliches Nettoentgelt der letzten 3 Monate:
1.198,59 € + 1.139,80 € + 1.079,00 € = 3.417,39 € / 3 Monate = 1.139,13 €
AG-Zuschuss pro Kalendertag (Lohnart 026)
1.198,59 € + 1.139,80 € + 1.079,00 € = 3.417,39 € / 90 Tage = 37,97 € -13,00 € = 24,97 €