LOWEB: Beschäftigungsverbot
Einleitung
In dieser Hilfestellung wird beschrieben, wie Sie in unserer Online-Lösung “LOWEB” ein Beschäftigungsverbot korrekt hinterlegen.
Bedingungen
Das Beschäftigungsverbot ist im Mutterschutzgesetz verankert und dient dem Schutz für werdende und stillende Mütter. Hat Ihre Mitarbeiterin Sie als Arbeitgeber über die Schwangerschaft informiert, muss sich der Arbeitgeber an das Mutterschutzgesetz halten und hinsichtlich der auszuführenden Tätigkeiten besondere Rücksicht nehmen.
Man unterscheidet i.d.R. zwischen generellen und individuellen Beschäftigungsverboten.
Generelle Beschäftigungsverbote gelten für alle werdenden oder stillenden Mütter, ohne Rücksicht auf ihren persönlichen Gesundheitszustand oder ihre körperliche Verfassung. Die Beschäftigung ist insbesondere dann untersagt, wenn:
die Mitarbeiterin regelmäßig schwere Lasten ohne mechanische Hilfsmittel von Hand heben, bewegen oder befördern muss,
sie nach Ablauf des fünften Monats ständig mehr als vier Stunden stehen muss,
an ihrem Arbeitsplatz Akkord- oder Fließbandarbeit mit vorgeschriebenem Tempo verlangt wird oder
eine schädigende Wirkung von gesundheitsgefährdenden Stoffen oder Strahlen, von Gasen oder Dämpfen, Hitze, Kälte, Nässe, Erschütterungen oder Lärm ausgeht.
Individuelle Beschäftigungsverbote gelten nur in Verbindung mit einem ärztlichen Attest und berücksichtigen dabei den individuellen Gesundheitszustand der Schwangeren.
Werdende Mütter dürfen nicht beschäftigt werden, soweit nach ärztlichem Zeugnis Leben oder Gesundheit von Mutter oder Kind bei Fortdauer der Beschäftigung gefährdet ist.
Da hierbei der Arzt entscheidet, welche beruflichen Tätigkeiten in welchem Umfang und für welche Dauer eine Gefährdung darstellen können, kann auch ein Teilbeschäftigungsverbot ausgesprochen werden.
Mitarbeiterinnen bekommen im Falle des Beschäftigungsverbots ihr Arbeitsentgelt weiter bezahlt. In diesem Fall nutzen Sie bei der Lohnerfassung die Lohnart LA 141 anstelle der bisher genutzten Lohnart (z.B. LA 099 für Gehalt oder LA 151 für Stundenlohn, etc.). Über die Umlage U2 erhalten Sie als Arbeitgeber das Bruttoentgelt der Mitarbeiterin und anteilig die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (die Höhe legt jede Kasse in ihrer Satzung fest) von der Krankenkasse erstattet.
Für eine korrekte Erfassung und Erstattung durch die Krankenkasse sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
a) die Lohnart LA 141 "Beschäftigungsverbot" muss im Firmenstamm vorhanden sein und bei der entsprechenden Mitarbeiterin Verwendung finden
b) Ihre Bankverbindung muss im Firmenstamm hinterlegt sein
c) der Erstattungsantrag muss erstellt werden
Vorgehensweise
Bevor Sie mit dem Anlegen des Erstattungsantrages beginnen, sollten Sie im 1. Schritt überprüfen, ob die Lohnart LA 141 in Ihrer Firma vorhanden ist. Wenn nicht, sollte diese noch hinzugefügt werden.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie in der linken Menüleiste unter “Lohnabrechnung” das Untermenü “Firma” aus und wechseln anschließend in das Register “Lohnarten”.
2. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche “Bearbeiten”.
Sortieren Sie ggf. die Lohnarten nach der Lohnarten-Nr., in dem Sie auf das Pfeilsymbol neben der Nr. klicken. (bei unbekannter Lohnarten-Nr. kann ebenso über die Bezeichnung sortiert/gesucht werden)
3. Da die Lohnart LA 141 i.d.R. noch nicht im Firmenstamm hinterlegt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche “Neu”.
4. Sortieren Sie ggf. die Lohnarten mit dem jeweiligen Pfeilsymbol in der Spaltenüberschrift.
5. Wählen Sie die Lohnart “141 Beschäftigungsverbot” aus.
6. Klicken Sie auf “Übernehmen”. Damit wird die Lohnart zu Ihrer Firma hinzugefügt.
7. “Speichern” Sie abschließend die Firmendaten.
Die LA 141 wurde nun Ihrem Firmenstamm hinzugefügt und der Sachverhalt "Beschäftigungsverbot" kann bei Ihren Mitarbeiterinnen erfasst werden.
Im nächsten Schritt ist die Eigenschaft "Erstattungsfähigkeit bei Beschäftigungsverbot", aus der bisher für die Vergütung verwendeten Lohnart (z.B. LA 099 Gehalt, LA 154 Aushilfslohn, etc.) zu entfernen:
1. Wählen Sie erneut im Menü “Firma” das Register “Lohnarten” aus.
2. Klicken Sie auf “Bearbeiten”.
3. Markieren Sie die entsprechende Lohnart (z.B. LA 099 Gehalt, LA 154 Aushilfslohn, etc.) und klicken auf das “Änderungssymbol”.
4. Prüfen Sie die Eigenschaft “Erstattungsfähig bei Beschäftigungsverbot”. Hier ist das Häkchen zu entfernen.
5. Klicken Sie auf "Übernehmen".
6. “Speichern” Sie abschließend die Firmendaten.
Somit wird sichergestellt, dass in den Erstattungsantrag nur der Betrag aus der Lohnart LA 141 mit einbezogen wird.
Beispiel Beschäftigungsverbot
In diesem Beispiel ist die Mitarbeiterin im Zeitraum ab 13.07.2026 im ärztlich verordneten Beschäftigungsverbot und erhält Lohnfortzahlung durch ihren Arbeitgeber. Das Bruttoentgelt beträgt 3.200,00 EUR pro Monat. Für die Lohnfortzahlung im Zeitraum 07.2026 stellt der Arbeitgeber bei der Krankenkasse der Mitarbeiterin einen Erstattungsantrag.
Für die Abbildung auf dem Lohnschein empfehlen wir die bisherigen Stammbezüge zu löschen und unter den Monatsdaten die Teilmonate (Gehalt und Beschäftigungsverbot) anteilig getrennt zu erfassen.
1. Wählen Sie im Menü “Personal” zunächst die betreffende Mitarbeiterin aus.
2. Wechseln Sie anschließend zu den “Stammdaten” in das Register “Lohnarten”, klicken auf die Schaltfläche “Bearbeiten” und löschen das bisherige Gehalt aus den Stammbezügen, da dies nun nicht mehr für den gesamten Zeitraum gültig ist.
3. Bestätigen Sie anschließend noch die Löschung im Folgefenster und “Speichern” die die Änderung.
Hinweis: Wird bisher eine Bruttokürzungslohnart (z.B. LA 098 oder LA 899 wg. Entgeltumwandlung für eine Direktversicherung) im Zusammenhang mit der Basislohnart LA 099 verwendet, so ist diese LA für den Zeitraum des Beschäftigungsverbots aus dem Personalstamm zu entfernen (oder zu begrenzen).
4. Erfassen Sie im nächsten Schritt unter den “Monatsdaten” im Register “Lohn und Gehalt” die Entgelte für die beiden Teilzeiträume im Juli. Die Lohnart 141 nutzen Sie für die Zeit des Beschäftigungsverbots ab dem 13.07.2026.
Für die Aufsplittung des Gesamtgehalts im Zeitraum, in dem das Beschäftigungsverbot beginnt, können Sie sich an der Kürzungsmethode von LOWEB orientieren (30stel Methode) oder Sie nutzen eine andere, gängige Formel zur Berechnung (z.B. arbeitstäglich, kalendertäglich etc.).
Im gezeigten Beispiel ist der Rechenweg nach der 30stel Methode folgender: Gehaltszahlung: 3.200,00 EUR : 30 SV-Tage x 12 SV-Tage = 1.280,00 EUR (das Entgelt für die ersten 12 Tage wird mit der LA 099 erfasst)Beschäftigungsverbot: 3.200,00 EUR : 30 SV-Tage x 18 SV-Tage = 1.920,00 EUR (ab dem 13.07.2026 wird dann für 18 Tage die LA 141 verwendet)
→ Bei Gehaltsempfängern erfolgt eine Erstattung aus der Lohnart LA 141, welche beim Mitarbeiter entweder in den Stammdaten oder Monatsdaten verwendet werden kann.
→ Bei Mitarbeitern, die auf Stundenlohnbasis abgerechnet werden, erfassen Sie bitte die auf den Zeitraum des Beschäftigungsverbots entfallenden Arbeitsstunden (Ausfallstunden) mit der Lohnart LA 141.
→ Für Sachverhalte, bei denen eine Bruttokürzung erforderlich wird, müssten Sie nun für den Zeitraum des Beschäftigungsverbots die zur Basislohnart LA 141 gehöhrende Bruttokürzungslohnart LA 941 verwenden (diese ist, sofern noch nicht vorhanden, analog LA 141 noch im Firmenstamm hinzuzufügen).
Erstellung Erstattungsantrag AAG
1. Wählen Sie im Menü “Personal” die entsprechende Mitarbeiterin aus.
2. Navigieren Sie danach in die “Monatsdaten” und hier in das Register “Erstattung AAG”.
3. Aktivieren Sie die Felder über die Schaltfläche “Bearbeiten”.
4. Klicken Sie auf “Neu”. Es öffnet sich der Erstattungs-Assistent.
5. Wählen Sie im 1. Schritt des Assistenten “Beschäftigungsverbot” aus und klicken auf “Weiter”.
6. Erfassen Sie im 2. Schritt folgenden Daten:
den Zeitraum für das Beschäftigungsverbot “von” und “bis”
Wählen Sie bei “Art des Verbotes”, ob es sich um ein generelles oder individuelles Beschäftigungsverbot handelt.
das Datum des planmäßigen Geburtstermins
7. Klicken Sie danach auf “Weiter”.
8. Es öffnet sich eine Zusammenfassung. Überprüfen Sie die Daten noch einmal. Wenn alles korrekt erfasst wurde, klicken Sie auf “Hinzufügen”.
Der Erstattungsantrag für den Zeitraum 07.26 wurde nun für die Mitarbeiterin angelegt. Dieser kann ggf. noch geändert (Änderungssymbol) oder auch gelöscht (Mülltonne) werden. Beenden Sie den Vorgang mit “Speichern”.
Mit dem Speichern wird automatisch auch bei der Mitarbeiterin im Kalender die Fehlzeit “Beschäftigungsverbot” gelb markiert hinterlegt.
Den Erstattungsantrag überprüfen Sie bitte mit einer vorläufigen Abrechnung (vgl. Protokoll unter den Auswertungslisten).
Mit der nächsten endgültigen Lohnabrechnung wird dann der Erstattungsantrag an die zuständige Krankenkasse übermittelt.
Die Rückerstattung erfolgt dann auf die bei der Krankenkasse angegebene Bankverbindung. (siehe hierzu unter Hinweise)
Hinweise
Bei dieser Hilfe handelt es sich um eine unverbindliche Auskunft, die lediglich den Standardfall beschreibt. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers.
Teilbeschäftigungsverbot
Handelt es sich um ein Teilbeschäftigungsverbot (Mitarbeiterin darf z.B. von 8h täglich nur noch 4h arbeiten) und die Mitarbeiterin erkrankt, sind für zwei Sachverhalte Erstattungen auszuführen (Beschäftigungsverbot und Lohnfortzahlung bei Krankheit). Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die zuständige a.b.s.-Niederlassung.
Überprüfung der Bankverbindung im Firmenstamm für die Erstattung
Überprüfen Sie im Menü “Firma” im Register “Stammdaten”, ob hier Ihre korrekte Bankverbindung erfasst wurde. Diese ist für die Rückerstattung durch die Krankenkasse zwingend erforderlich. Sollte sich die Bankverbindung geändert haben, aktualisieren Sie diese vor der Endabrechnung im Firmenstamm (siehe Hilfestellung “Bankverbindung pflegen”).
