Schritt 6: Vorläufige & endgültige Abrechnung durchführen

Einleitung

Dieser Artikel beschreibt das Vorgehen, um für den aktuellen Monat eine Gehaltsabrechnung zu erstellen.

Bedingungen

Die erfassten Daten müssen plausibel und fehlerfrei sein. Hierzu gibt es im Programm LobuOnline die sogenannte "Kontrolle". Diese prüft Ihre Eingaben auf Plausibilität und zeigt Ihnen ggf. Fehler oder Hinweise an. Wie Sie die Kontrollfunktion öffnen, wird weiter unten beschrieben. Erst bei einer fehlerfreien Abrechnung können Sie den jeweiligen Abrechnungsmonat abschließen.

Vorgehensweise

Alle Lohndokumente werden von a.b.s. im Rechenzentrum ausgewertet, an die unterschiedlichen Institute übertragen und elektronisch an Sie als Kunden zurückgeschickt.

Um die Abrechnung für den betreffenden Monat von uns auswerten zu lassen, müssen Sie die entsprechende Abrechnungsdatei an uns senden.

1. Öffnen Sie die Kontrolle unter "Extras | Kontrolle (gesamte Abrechnung)".

2. Prüfen Sie, ob Ihre Abrechnungsdaten Fehler oder Hinweise enthalten. Stellen Sie sicher das sämtliche Fehler und Hinweise geprüft und korrigiert werden. Erst bei einer fehlerfreien Abrechnung werden die folgenden Schritte vom Programm freigegeben.

3. Gehen Sie nun unter Datei auf "Abrechnung erstellen". Es öffnet sich ein neues Fenster.

Hier wird Ihnen auf der linken Seite nochmals die aus Punkt 2 bekannte Abrechnungskontrolle angezeigt. Fehler müssen korrigiert werden, Hinweise können Sie zunächst durch Setzen des Häkchens "Hinweise ignorieren" ignorieren. Sie sollten diese aber dennoch schnellstmöglich bearbeiten, um sicherzustellen, dass z.B. alle Meldungen korrekt von uns abgegeben werden können.

Auf der rechten Seite werden Ihnen folgende Optionen zur Auswahl gegeben:

Vorläufige Abrechnung: Diese Abrechnungsoption erlaubt es Ihnen, eine Testabrechnung zur Auswertung zu übermitteln und nach erfolgreichem Import unter Extras/Listen und Dokumente einzusehen. Eine vorläufige Abrechnung können Sie beliebig oft durchführen.

Der Haken bei "für Kassenvorlauf nutzen" gibt Ihnen die Möglichkeit, die Daten der vorläufigen Abrechnung in die Beitragsschätzung einfließen zu lassen. Diese werden dann gegenüber den Vormonatswerten priorisiert. Wichtig: Eine vorläufige Abrechnung ersetzt niemals die endgültige Abrechnung; diese muss in jedem Fall durchgeführt werden, um den Monat abzuschließen.

Endgültige Abrechnung: Diese Abrechnungsoption bedeutet die endgültige Übermittlung und Auswertung des Abrechnungslaufes. Der Abrechnungsmonat wird somit geschlossen und Sie können, nachdem Sie die Lo2-Datei eingelesen haben, einen neuen Abrechnungsmonat öffnen.

Entscheiden Sie sich für eine der beiden Optionen und geben Sie anschließend die E-Mail-Adresse ein, an welche die ausgewerteten Daten gesendet werden sollen.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Auswerten".

4. Nachdem die Abrechnungsdaten an unser Rechenzentrum übertragen wurden, erhalten Sie binnen kurzer Zeit die ausgewerteten Daten in Form einer Lo2-Datei in Ihr absPortal hochgeladen.

5. Wenn Sie uns bereits eine vorläufige Abrechnung übermittelt haben und feststellen, dass Sie noch Änderungen vornehmen möchten. Müssen Sie über den Menüpunkt "Datei" auf den Punkt "Abrechnung wieder öffnen", um den Abrechnungszeitraum wieder zur Bearbeitung freizugeben. Nun können Sie ggf. noch Änderungen eingeben und uns dann, wie unter Punkt 3. beschrieben, entweder erneut eine vorläufige oder eine endgültige Datei zusenden.

Hinweis: Sollten Sie binnen 30 Minuten keine Abrechnungsdatei in Ihrem absPortal einsehen können, kontaktieren Sie bitte unsere Service-Teams in München unter 089 - 22 33 22 oder Chemnitz unter 0371 - 690 77 77.

weiter gehts mit Schritt 7: Einlesen der Abrechnungsdatei in LobuOnline

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