Wichtige Informationen zum Jahreswechsel 2023/2024

Einleitung

Sehr geehrter a.b.s.-Kunde,

zunächst möchten wir Ihnen auch auf diesem Wege ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr wünschen. Wir freuen uns auf eine gute und produktive Zusammenarbeit und geben wie immer unser Bestes, damit Ihre Lohn- und Finanzbuchhaltung auch 2024 rund läuft.

Wie bereits angekündigt, erhalten Sie nachfolgend noch einmal die wichtigsten Informationen für die Lohnabrechnung ab Januar 2024. Bitte lesen Sie sich die Punkte genau durch.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr a.b.s.-Team

Änderung von Beitragssätzen / Grundfreibeträgen

Erhöhung des steuerlichen Grundfreibetrages von 10.908 € auf 11.604 € bei Ledigen bzw. von 21.816 € auf 23.208 € bei Verheirateten.

Wir werden diese Änderungen automatisch im Rahmen der monatlichen Lohnabrechnung ab 01.01.2024 für Sie berücksichtigen.

Assistent zum Jobrad/Dienstradleasing

Die neueste Ergänzung in unserem System ist ein praktischer Assistent, der es Ihnen erleichtert, Informationen zu ihren beruflich genutzten Fahrrädern einzugeben. Diese neue Funktion bietet eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Jobräder und Dienstfahrräder in das System einzutragen, um die Verwaltung und Dokumentation zu verbessern.

1. Klicken Sie in den Personaldaten auf "Assistenten".

2. Wählen Sie den Assistenten "Jobrad zur privaten Nutzung".

3. Bestätigen Sie mit "Start".

4. Im nächsten Dialog hinterlegen Sie, ob das Dienstrad in Form einer Umwandlung oder zusätzlich zum Entgelt zur Verfügung gestellt wird.

5. Wenn Sie sich für die Gehaltsumwandlung entschieden haben, sind zusätzliche Angaben notwendig.

• Pflegen Sie den Bruttolistenpreis,
• Erfassen Sie die monatliche Leasingrate
• Wählen Sie die reguläre Vergütungslohnart des Mitarbeiters aus.

6. Bestätigen Sie mit "Weiter".

7. Der Assistent fasst Ihnen die errechneten Bezüge zusammen. Schließen Sie die Bearbeitung mit "Speichern" ab.

Archivierung der eAU Abfragen

Die eAU – die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – ist eine digitale Bescheinigung, die die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin bescheinigt. Seit Januar 2023 in Deutschland eingeführt, soll die eAU nach und nach die bisherigen Papierbescheinigungen ersetzen.

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können die eAU digital an ihren Arbeitgeber übermitteln und müssen dafür nicht persönlich zu dem Arbeitgeber oder zur Krankenkasse gehen. Dadurch wird der Prozess beschleunigt und vereinfacht.

Die eAU wird über die elektronische Gesundheitskarte (eGK) ausgestellt und kann vom Arbeitgeber elektronisch abgerufen werden. Dabei werden Datenschutz und Datensicherheit berücksichtigt, um den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Da uns mehrere Rückmeldungen zu den eAU-Protokollen erreicht haben, dass diese bei vielen Krankmeldungen zu unübersichtlich wurden, stellen wir eine Archivierung bereit. Im Firmenstamm können die eAU-Abfragen im Protokoll nach 2 Monaten archiviert werden und erscheinen nicht mehr im Protokoll. Es können auch einzelne eAU-Abfragen einzelner Mitarbeiter separat archiviert werden.

1. In den Firmendaten ist eine Option hinzugefügt worden. Aktivieren Sie diese Option, im Anschluss erfolgt die Protokollierung einer eAU nur noch für 2 Monate.

2. Lassen Sie sich alle archivierten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in den Personaldaten anzeigen. Klicken Sie hierfür auf die Option "archivierte EAU anzeigen".

3. Sie können auch jeden Datensatz der eAU händisch archivieren, um somit den Andruck auf dem eAU-Protokoll zu unterbinden.

Detaillierte Information zur Erfassung, Auswertung und Archivierung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten Sie hier.

absPortal

Kommunikation ab 01.01.2024 ausschließlich über das absPortal:

Seit dem 25. Mai 2018 ist die neue Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) verbindlich in Kraft getreten. Gemäß dieser Verordnung ist der unverschlüsselte Versand von vertraulichen Informationen und Daten untersagt. Als Ihr Service- Rechenzentrum möchten wir sicherstellen, dass Sie als Kunde durch unser absPortal und unseren Dokumentenversand geschützt sind. Die relevanten Dateien und Texte werden dabei nach dem SSL-Standard verschlüsselt, um sicherzustellen, dass Sie auch datenschutzrechtlich abgesichert sind. Darüber hinaus gewährleistet die Verwendung eines auf uns ausgestellten Zertifikats, dass a.b.s. der Betreiber dieser Webseite ist. Ein offizieller Penetrationstest hat zertifiziert, dass unser Portal höchsten Sicherheitsstandards entspricht.

Die sicherste Methode, Nachrichten und Informationen an uns zu senden, ist die Nutzung des absPortals unter www.portal.abs-rz.de. Auf diese Weise können Sie bequem und datenschutzkonform Nachrichten sowohl an uns als auch an Ihre Mitarbeiter versenden. Alle Kommunikation wird übersichtlich archiviert und steht Ihnen jederzeit zur Verfügung. Nutzen Sie das Portal auch, um uns Dokumente wie monatliche Abrechnungslisten, Personalstammblätter und andere erforderliche Daten und Nachrichten zukommen zu lassen.

Achtung: Nutzen Sie zur schnelleren und sicheren Kommunikation das absPortal. Da wir nur über das absPortal eine datenschutzkonforme Kommunikation sicherstellen können, nehmen wir ab 01.01.2024 keine E-Mails zu personenbezogenen Daten mehr an.

Auch die lo2-Importdatei mit den Listen und Auswertungen, die Sie als Kunde ins LobuOnline einlesen, erhalten Sie ab 01.01.2024 nur noch über das absPortal zugesendet.

Ihre Vorteile als Arbeitgeber finden Sie hier.

Digitaler Stundenzettel

Sie als Arbeitgeber sind auf Grund des aktuellen Urteils (Az: 1 ABR 22/21) des Bundesarbeitsgerichts verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu protokollieren. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße oder der Anzahl der Beschäftigten. Damit werden Sie gezwungen, ein entsprechendes System einzuführen. Mit a.b.s. sind Sie auch hier auf der sicheren Seite. Wir bieten Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine dem aktuellen Urteil entsprechende Lösung an: Den Digitalen Stundenzettel.

Detaillierte Informationen zum digitalen Stundenzettel erhalten Sie hier.

Digitale Personalakte

Wir möchten Ihnen im Rahmen die neue digitalePersonalakte von a.b.s. vorstellen. Die Personalakte ermöglicht es Ihren Mitarbeitern und Ihnen als Arbeitgeber, wichtige Dokumente hochzuladen, zu organisieren und einsehen zu können. Dies umfasst die Möglichkeit, Dokumente nach Art zu kategorisieren, verschiedene Dateiformate zu unterstützen, die Dokumente dem Arbeitgeber bereitzustellen und einen Massenexport von Dokumenten zu ermöglichen.

Funktionen:

1. Hochladen von Dokumenten mit Dokumentenart: Der Arbeitgeber kann über das Portal wichtige Dokumente hochladen, z. B. Arbeitsverträge, Qualifikationsnachweise, Fortbildungszertifikate und andere relevante Unterlagen. Bei jedem Hochladen muss der Mitarbeiter eine Dokumentenart aus einer vordefinierten Liste auswählen, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.

2. Einsicht der Dokumente, geordnet nach Dokumentenart: Im Portal können Mitarbeiter ihre hochgeladenen Dokumente einsehen. Diese werden übersichtlich nach Dokumentenart sortiert angezeigt. Dadurch wird eine einfache Navigation und schnelle Zugriffsmöglichkeit auf bestimmte Dokumente ermöglicht.

3. Unterstützung unterschiedlicher Dateiformate: Das System unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten, einschließlich PDF, DOCX, JPG und mehr. Dadurch können Mitarbeiter ihre Dokumente in verschiedenen Formaten hochladen, ohne sich Gedanken über Kompatibilitätsprobleme machen zu müssen.

4. Mitarbeiter stellt Dokumente dem Arbeitgeber zur Ver-fügung: Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Dokumente für den Arbeitgeber hochzuladen. Dies ist besonders nützlich für die Weitergabe von Dokumenten wie beispielsweise Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder steuerlichen Unterlagen. Siehe Rubrik "Von Mitarbeiter bereitgestellt". Löschfunktion, solange AG die Dokumente noch nicht in die Personalakte übernommen hat. Dokument wird aus Rubrik entfernt, wenn Arbeitgeber Dokument in die Personalakte übernimmt.

5. Massenexport von Dokumenten: Das System ermöglicht es Mitarbeitern und Arbeitgebern, eine Gruppe von Dokumenten gleichzeitig herunter- zuladen. Dies ist besonders hilfreich, wenn umfangreiche Informationen benötigt werden, beispielsweise für Steuererklärungen oder Prüfungen.

6. Dokumente benötigen einen Zeitstempel, der dem Anwender auch ausgegeben wird.

7. Löschfunktion für Inhaber und Bearbeiter. Mitarbeiter darf seine selbst hochgeladenen Dokumente löschen.

8. Inhaber und Bearbeiter haben Zugriff auf die Personalakte. Der Bearbeiter hat nur einen Lesezugriff.

Detaillierte Informationen zur digitalen Personalakte erhalten Sie hier.

Eingabehilfen – FAQ Artikel und Hilfevideos

Um Ihnen die Arbeit mit LobuOnline zu erleichtern, haben wir die gängigsten Praxisfälle in Videos für Sie dargestellt. Diese wurden für 2023 um neue Videos ergänzt. Zudem haben wir eine Datenbank mit übersichtlichen Beiträgen zu bestimmen Fragestellungen für Sie als Kunden eingerichtet.

Sie finden diese ab sofort hier.

Termine für den Kassenvorlauf 2024

Der Beitragsnachweis muss einheitlich 2 Tage vor der Beitragsfälligkeit bei den Krankenkassen sein (=übermittelt), genauer bis 12:00 Uhr, 2 Tage vor der Fälligkeit. Das gilt für alle Kassen einheitlich. Die Beitragsfälligkeit wird von den Krankenkassen vorgegeben. Wir haben diese Regelung bei den Terminen für den Kassenvorlauf/Beitragsschätzung für 2024 berücksichtigt.

Die Termine für die Kassenvorläufe/Beitragsschätzungen finden Sie hier.

Abrechnungstermine Januar 2024

Die ersten endgültigen Lohnabrechnungen für Januar 2024 werden bei uns verbindlich ab Montag, den 15.01.2023 durchgeführt.

Von Anfragen, ob wir vorher abrechnen können, bitten wir abzusehen. 

Checkliste zum Jahreswechsel 2024

Ab 11.01.2024 bitte auf LobuOnline 24.x aktualisieren! (Download hier oder direkt in LobuOnline über "Extras" => "Programm aktualisieren").

Die ersten Lohnabrechnungen für Januar 2024 werden bei uns ab Montag, den 15.01.2024 durchgeführt.

• ACHTUNG: ab 01.01.2024 steht die lo2-Importdatei mit den Abrechnungslisten, die Sie nach wie vor ins
  LobuOnline einlesen, nur noch zum Download im absPortal unter https://portal.abs-rz.de bereit. Die bisherige E-Mail mit der Datei im Anhang fällt aus Datenschutzgründen weg.

• Die E-Mail-Kommunikation darf aus Datenschutzgründen ab 01.01.2024 sicher und bequem nur noch über unser absPortal stattfinden. Senden Sie uns daher E-Mails/Nachrichten nur noch datenschutzkonform über das absPortal unter https://portal.abs-rz.de.

• Haben Sie unser Video „a.b.s. Webinar zum Jahreswechsel“ schon bestellt? Falls nicht, können Sie dies unter folgendem Link noch nachholen https://www.abs-rz.de/abs-akademie/jahreswechselwebinar/. Alternativ empfiehlt es sich unser "Skript - Informationen zum Jahreswechsel" unter https://www.abs-rz.de/abs-akademie/skript-zum-jahreswechsel zu bestellen.

• Führt eine Veränderung Ihrer Mitarbeiterzahl zur Umlage-1-Pflicht bzw. -Befreiung? (Umlagepflicht in der U1 besteht in der Regel bei bis zu 30 fest angestellten Mitarbeitern). Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Krankenkasse.

• Möchten Sie Ihre gewünschten Erstattungssätze im Krankheitsfall (U1) bei den Krankenkassen ändern? Dann tragen Sie diese bitte im Firmenstamm unter Register "Sozialversicherung (SV)" bei den jeweiligen Krankenkassen ein. Diese können in Abstimmung mit der jeweiligen Krankekasse zum Jahresanfang von Ihnen geändert werden.

• Hat sich bei Ihren Mitarbeitern die Anzahl der unter 25-jährigen Kinder geändert? Ihre Mitarbeiter sind verpflichtet, Ihnen mitzuteilen, wenn eines ihrer Kinder 25 Jahre alt wird. Sie tragen die Änderung im Register "Sozialversicherung (SV)" bei dem betreffenden Mitarbeiter ein.

• Haben Sie Ihre Mitarbeiter mit Steuerfreibeträgen darauf hingewiesen, dass diese ihre Freibeträge für 2024 neu beantragen müssen? Nur dann können diese beim EStAM-Verfahren korrekt berücksichtigt werden.

• Führen Gehaltsanpassungen dazu, dass Ihre Mitarbeiter die Jahresentgeltgrenze (in der KV/PV 69.300 €) über- bzw. unterschreiten und diese damit in die freiwillig gesetzliche/private Krankenversicherung fallen bzw. krankenversicherungspflichtig werden?

• Hat sich bei privat Krankenversicherten der Versicherungsbetrag zur Krankenversicherung oder der Versicherungsbetrag zur Pflegeversicherung geändert? Dann geben Sie dies bitte im Register "Sozialversicherung (SV)" bei dem betreffenden Mitarbeiter ein. Zustätzlich tragen Sie bitte den Beitrag, den Ihre privat versichterten Mitarbeiter für die Grundversorgung / Basissicherung bezahlen, ein. Dieser kann bei der privaten Krankenkasse erfragt werden. Der Beitrag für die Basissicherung muss für 2024 erneut mitgeteilt werden, da wir diesen nicht automatiisch aus 2023 übernehmen dürfen.

• Haben Sie bei Ihren Mitarbeitern mit betrieblicher Altersvorsorge die Beträge, nach Berücksichtigung der neuen Beitragsgemessungsgrenze (RV-West) bzw. der stuerlichen Freigrenze und des Arbeitgeberzuschusses, angepasst? Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an die zuständige Versicherung bzw. Ihren Versicherungsmakler.

• Sind etwaige Daueraufträge den neuen Beiträgen angepasst?

• Haben Sie alle Unterlagen von den Mitarbeitern (Versicherungsnachweis, Sparverträge etc.)? Über fehlende Unterlagen können Sie Ihre Mitarbeiter auch über unseren Infotext auf der Lohnabrechnung informieren.

• Haben Sie den Urlaubsanspruch des laufenden Jahres bei allen Mitarbeitern überprüft (besonders bei Mitarbeitern, die währen des Jahres 2023 eingestellt worden sind)? Dieser wird automatisch als neuer Urlaubsanspruch in das Jahr 2024 übertragen. Änderungen geben Sie bitte unter "Stammdaten" => "Extras" bei den jeweiligen Mitarbeitern ein.

• Stimmt der ausgewiesene Resturlaub im Dezember 2023? Dieser wird von uns automatisch als Urlaub aus dem Vorjahr ins Jahr 2024 übertragen.

• Haben Sie schon die aktuellen Krankenkassentermine als ics-Datei in Ihren Kalender importiert? Sie finden diese unter folgendem Link: https://www.abs-rz.de/faq/175572316

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