Nebeneinkommensbescheinigungen erstellen (BEA)
Einleitung
In dieser Hilfestellung wird beschrieben, wie Sie mit der Lohnsoftware “LobuOnline” eine Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III erstellen und an die Agentur für Arbeit elektronisch übermitteln können. Diese Bescheinigung wird vom Arbeitgeber monatlich zur Überprüfung des Anspruches von Arbeitslosengeld verlangt.
Für weitergehende Informationen bzgl. Nebeneinkommensbescheinigungen verweisen wir auf die Internetseite der Bundesagentur für Arbeit unter https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/personalfragen/bea.
Bedingungen
Es wurde die Übermittlung einer Nebeneinkommensbescheinigung angefordert.
Der Mitarbeiter ist im angeforderten Zeitraum beschäftigt.
LobuOnline wurde auf die neue Version 25.2.0 aktualisiert
Das Modul “Nebeneinkommensbescheinigung” wurde unter “Extras” → “Einstellungen” → ”Module” aktiviert.
Vorgehensweise
1. Öffnen Sie LobuOnline und wählen im Menü “Bearbeiten/Personal” den betroffenen Mitarbeiter aus.
Wichtig: Sollte der Mitarbeiter bereits ausgeschieden sein, aktivieren Sie die Personalnummer (PNR) zunächst für eine Korrekturabrechnung. Orientieren Sie sich hierfür an folgender Hilfestellung “Ausgeschiedenen Mitarbeiter korrigieren”.
2. Wechseln Sie danach in die “Stammdaten” und klicken auf das Unterregister “Extras 3”.
3. Setzen Sie das Häkchen für die Nebeneinkommensbescheinigung und starten die Dateneingabe über die Schaltfläche “Assistent”.
Abschnitt “Ansprechpartner & abweichender Beschäftigungsort”
Erfassen Sie den Namen, Telefon und E-Mail eines Ansprechpartners. Die Angabe eines Ansprechpartners für Entgeltabrechnungen ist für die erfolgreiche Datenübermittlung zwingend notwendig. Die Angabe des Ansprechpartners für Personalfragen ist nur bei Abweichung nötig.
Sollte der Mitarbeiter nicht in der Betriebsstätte tätig gewesen sein, ist die Angabe eines abweichenden Beschäftigungsorts möglich.
Abschnitt “Nebeneinkommen - Zeiten”
Die Felder zur Arbeitszeit sind alle zu füllen. Geben Sie zuerst die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit an und anschließend die tatsächlichen Stunden auf die Wochen des Monats verteilt. Hierbei sind die Wochen auf die Kalenderwochen des Monats abgestellt. Bei Wochen ohne Arbeitsleistung ist 0 zu erfassen.
Abschnitt “EGA - Bezugszeitraum” (EGA = Einmalig Gezahltes Arbeitsentgelt)
Falls in dem Monat eine Einmalzahlung (z.B. Weihnachtsgeld) gezahlt worden ist, ist der Zeitraum der Zuordnung anzugeben (z.B. bei Weihnachtsgeld: Beginn 01.01.2026, Ende 31.12.2026).
Im Anschluss geben Sie noch an:
ob Einkommen und Arbeitszeit künftig gleich bleiben
ob monatlich eine Bescheinigung übermittelt wird
ob es sich um einen mithelfenden Familienangehörigen handelt
ob für diese Beschäftigung eine Aufwandsentschädigung gezahlt wird
ob künftig das Einkommen zwar unterschiedlich aber immer unter 165 € und die Arbeitszeit unter 15 Wochenstunden liegt
Hierbei ist immer anzuhaken, wenn etwas zutrifft.
Fertigstellen
Im Anschluss speichern Sie die Daten über die gleichnamige Schaltfläche.
Die Nebeneinkommensbescheinigung wird erst mit einer endgültigen Abrechnung erstellt und per BEA an die Agentur für Arbeit übermittelt.
Hinweise
Nebeneinkommensbescheinigungen für zurückliegende Abrechnungszeiträume erstellen Sie über die Funktion “Korrektur Vormonat” in der jeweiligen Neuberechnung im Unterregister “Extras 2”.
Nachweis/Protokoll
Das Protokoll über die Nebeneinkommensbescheinigung wird Ihnen -nach einer Bearbeitungszeit von ca. 1-2 Tagen- dann als Nachweis unter den Dokumenten des Monats in Ihrem absPortal zur Verfügung gestellt.
Keine Stornierungen
Nebeneinkommensbescheinigungen werden nach dem Testamentsprinzip übermittelt. Stornierungen sind nicht vorgesehen. Änderungen erfolgen ausschließlich durch Anpassung und erneute Übermittlung über den Assistenten mit anschließender endgültiger Abrechnung.
Datenbasis der Nebeneinkommensbescheinigung
Für die Erstellung der Nebeneinkommensbescheinigung wird der Verdienst und die Stammdaten aus dem aktuellen Monat berücksichtigt.