LOWEB: Sofortmeldungen (Grund 20) erstellen
Einleitung
Dieser Artikel bietet eine detaillierte Anleitung für Arbeitgeber, die über unsere Online-Lösung “LOWEB” eine Sofortmeldung für ihre Angestellten abgeben müssen.
Bedingungen
Eine Sofortmeldung ist eine SV-Anmeldung mit dem Meldegrund 20, welche bis spätestens zum Beschäftigungsbeginn (besser früher) an die Datenstelle der Rentenversicherung abgegeben werden muss.
Die Sofortmeldepflicht betrifft Unternehmen in folgenden Branchen:
Baugewerbe
Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
Personenbeförderungsgewerbe
Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
Schaustellergewerbe
Gebäudereinigungsgewerbe
Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
Prostitutionsgewerbe
Wach- und Sicherheitsgewerbe
Friseur- und Kosmetikgewerbe
plattformbasierte Lieferdienste
Vorgehensweise
Modul aktivieren
1. Wählen Sie im Menü “Einstellungen” (Zahnradsymbol oben rechts auf jeder Seite) die Option “Administration” aus.
2. Wählen Sie anschließend das Menü “Lohn-Module” aus, aktivieren über das Häkchen das Modul “Sofort-Anmeldungen zur Sozialversicherung” und “Speichern” die Änderung.
Tipp: Für die Suche können Sie die Einträge mit entsprechenden Schlüsselwörtern filtern.
Für eine detailierte Beschreibung zur Aktivierung von Modulen orientieren Sie sich an der Hilfestellung "Module/Zusatzleistungen aktivieren".
Firma aktivieren
1. Wechseln Sie zunächst zum Untermenü “Firma” und klicken auf das Register “Extras”.
2. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche “Bearbeiten” und setzen dann das Häkchen bei “Sofortmeldung (Grund 20) bei Eintritt erstellen”.
3. “Speichern” Sie abschließend die Änderung.
Mitarbeiter anlegen
Um eine Sofortmeldung effizient zu erstellen und die Eingabe von fiktiven Daten zu verhindern, wurde die neue Personengruppe "990 Sofortmeldung" eingeführt. Diese Personengruppe kann genutzt werden, wenn nur rudimentäre Personaldaten bekannt sind.
Falls sämtliche Personaldaten bereits vorliegen, können Sie den Personalstamm inklusive der korrekten Personengruppe vollständig erfassen, wodurch automatisch eine Sofortmeldung generiert wird. Wird demnach eine neue Personalnummer erfasst, erstellt das System für jede sv-pflichtige Personengruppe eine Sofortmeldung, unabhängig ob das Eintrittsdatum in der Vergangenheit oder Zukunft liegt.
1. Wechseln Sie zunächst zum Untermenü “Personal” und klicken auf die Schaltfläche “Anlegen”.
2. Wählen Sie im nächsten Schritt ggf. ein vordefiniertes Beschäftigungsverhltnis oder “Selbst anlegen”.
3. Erfassen Sie mindestens die folgenden Informationen des Mitarbeiters:
Persönliche Daten (Personalnummer, Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Eintrittsdatum)
Adressdaten (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
4. Geben Sie im Register “SV" noch folgende Daten ein:
Personengruppe 990 (sollte bereits vorgetragen sein)
Sozialversicherungsnummer oder alternativ die Geburtsdaten über die Schaltfläche “Zauberstab”
Staatsangehörigkeit
Geschlecht
5. Sichern Sie die erfassten Personaldaten mit einem Klick auf “Speichern” (Schaltfläche ist rechts unten am Seitenrand).
Vorläufige Abrechnung erstellen
Die Sofortmeldungen Ihrer Mitarbeiter werden mit der nächsten vorläufigen Abrechnung von a.b.s. erstellt und an die Rentenversicherung übertragen.
1. Wechseln Sie zum Untermenü “Abrechnung”.
2. Klicken Sie ggf. die Option “Hinweise ignorieren”, sofern Hinweise für Mitarbeiter vorhanden sind.
3. Versenden Sie die Daten für die Sofortmeldung über “Auswerten”. Dies ist trotz des angezeigten Fehlers möglich.
4. Das Protokoll "Sofortmeldung" steht Ihnen nach der Verarbeitung im absPortal unter “Dokumente” zur Verfügung.
Hinweise
Sofortmeldung nachholen
Für Mitarbeiter, die im Vormonat in der Lohnabrechnung vergessen wurden, kann eine Sofortmeldung durch die Erfassung der Stammdaten des Mitarbeiters im aktuellen Zeitraum nachgeholt werden.
Wurde die Modulaktivierung als solches komplett im Vormonat vergessen, kann nach Aktivierung für die entsprechenden Mitarbeiter mit einer Korrektur des Vormonats die Sofortmeldung nachgeholt werden.
Sofortmeldung stornieren/löschen
Das System erkennt automatisch Änderungen am Personalstamm und storniert die Sofortmeldung bei Bedarf. Sollte z.B. der Angestellte die neue Beschäftigung nicht angetreten haben und der Monat wurde noch nicht endgültig abgerechnet, können Sie die Personalnummer löschen.
1. Öffnen Sie die Mitarbeiterbearbeitung über “Personal”.
2. Markieren Sie den entsprechenden Mitarbeiter und klicken auf die Schaltfläche “Löschen”.
3. Bestätigen Sie die Abfrage mit "Löschen".
4. Versenden Sie nun noch eine vorläufige Abrechnung, so dass die Änderungen verarbeitet werden und die Stornierung der Sofortmeldung erfolgt.
Automatische Überwachung:
Sofortmeldungen werden jeweils im aktuell bearbeiteten Zeitraum bei jeder Abrechnung (unabhängig ob vorläufig oder endgültig) automatisch erstellt und an die Rentenversicherung übertragen. Stornierungen und neue Sofortmeldungen erfolgen automatisch bei Änderungen der relevanten Daten. Wenn demnach durch einen älteren Lauf bereits eine Sofortmeldung existiert, wird für jedes Feld geprüft, ob es Änderungen gibt.
DEÜV-Meldebescheinigung:
Ein Meldebescheinigung wird aus der Abrechnung generiert und enthält alle relevanten Informationen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Ausgabe an den Mitarbeiter muss vom Arbeitgeber organisiert werden, da die Dokumente im absPortal-Zugang dem Mitarbeiter erst nach der endgültigen Abrechnung zur Verfügung gestellt werden.
SV-Nummer nicht bekannt:
Grundsätzlich ist die SV-Nummer ist für Sofortmeldungen zwingend zu verwenden. Ist diese nicht bekannt, müssen die Geburtsangaben (Geburtsname, Geburtsort, Geburtsnationalität) und PLZ/Ort (bei Personengruppe 990 ist die Strasse nicht erforderlich) angeben werden. Wird also im Firmenstamm die sofortmeldepflicht aktiviert, ist die SV-Nummer oder es sind die alternativen Geburtsangaben zu erfassen. Ohne diese Angabe(n) ist keine Sofortmeldung möglich.
Abgabe Sofortmeldung unterdrücken:
Soll die Erstellung der Sofortmeldung aus der vorläufigen Abrechnung unterdrückt werden, z.B. um eine fiktive Abrechnung für einen Mitarbeiter, bei dem die Einstellung noch nicht feststeht, zu ermöglichen, kann die Option bei jedem Mitarbeiter im Firmenstamm im Menü “Stammdaten” im Register “SV” (am Ende der Seite) genutzt werden.
