Arbeitsbescheinigungen erstellen (BEA)
Einleitung
In dieser Hilfestellung wird beschrieben, wie Sie mit der Lohnsoftware “LobuOnline” eine Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III erstellen und an die Agentur für Arbeit elektronisch übermitteln können. Diese Arbeitsbescheinigung wird vom Arbeitgeber bei Austritt eines Mitarbeiters zur Berechnung von Arbeitslosengeld verlangt.
Für weitergehende Informationen bzgl. Arbeitsbescheinigungen verweisen wir auf die Internetseite der Bundesagentur für Arbeit unter https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/arbeitsbescheinigung .
Bedingungen
Es wurde die Übermittlung einer Arbeitsbescheinigung schriftlich von der Arbeitsagentur angefordert.
Für den Mitarbeiter wurde im aktuellen Zeitraum das Austrittsdatum erfasst bzw. der Mitarbeiter ist bereits ausgeschieden.
Alternativ bei Aussteuerung, muss die Fehlzeit “Aussteuerung” nach dem Ende des Krankengeldbezuges erfasst sein.
Vorgehensweise
1. Öffnen Sie LobuOnline und wählen im Menü “Bearbeiten/Personal” den betroffenen Mitarbeiter aus. Klicken Sie danach auf das Register “Bescheinigungen”.
Wichtig: Sollte der Mitarbeiter bereits ausgeschieden sein, aktivieren Sie die Personalnummer (PNR) zunächst für eine Korrekturabrechnung. Orientieren Sie sich hierfür an folgender Hilfestellung “Ausgeschiedenen Mitarbeiter korrigieren”.
2. Starten Sie nun den Assistent für die Arbeitsbescheinigung über die Schaltfläche “Neu”.
Register Ansprechpartner & abweichender Beschäftigungsort
1. Erfassen Sie den Namen, Telefon und E-Mail eines Ansprechpartners. Die Angabe eines Ansprechpartners für Entgeltabrechnungen ist für die erfolgreiche Datenübermittlung zwingend notwendig. Die Angabe des Ansprechpartners für Personalfragen ist nur bei Abweichung nötig.
2. Sollte der Mitarbeiter nicht in der Betriebsstätte tätig gewesen sein, ist die Angabe eines abweichenden Beschäftigungsorts möglich.
Register Veränderungen Arbeitszeit
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Arbeitszeit für den zu bescheinigenden Zeitraum – maximal rückwirkend 3,5 Jahre bzw. ab Eintritt des Mitarbeiters – vollständig erfasst sein muss.
1. Beginnen Sie die Erfassung der Arbeitszeit(en) über die Schaltfläche “Neu” mit der ältesten Arbeitszeit (ab Beginn) und geben alle Änderungen historisch chronologisch ein.
Aktivieren Sie gegenfalls die Option “Entgelt für die vergangenen 24 Monate bescheinigen”
Es sind die vollen Abrechnungszeiträume der letzten 12 Monate anzugeben. Enthalten diese weniger als 150 Kalendertage mit Anspruch auf Arbeitsentgelt, sind die letzten 24 Monate maßgeblich. Die Prüfung erfolgt automatisch.
Auf Anforderung der Agentur für Arbeit sind unabhängig davon 24 Monate auszuwählen.
Beim ersten Eintrag, auch wenn einzigster Eintrag, ist nur die wöchentliche Arbeitszeit zu erfassen. Für alle Folgeeinträge sind alle Felder auszufüllen.
Register Befristung
Erfassen Sie hier alle Daten zum Beschäftigungsverhältnis und zu einer ggf. vereinbarten Befristung.
Das Ende des Beschäftigungsverhältnisses ist meistens gleich dem Austrittsdatum. Lediglich bei der Aussteuerung ist hier der letzte Tag des Krankengeldbezuges anzugeben.
Register Ende/Kündigung 1
Erfasst werden hier alle relevanten Angaben zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses, einschließlich Zeitpunkt, Art der Beendigung, möglicher Freistellung sowie rechtlicher Rahmenbedingungen wie Kündigungsform, Abfindung und Zustellung.
Bei Aussteuerung erfassen Sie ausschließlich bei “Beendigung durch” → Grund 6 Kraft Gesetz. Alle weiteren Punkte lassen Sie in dem Fall frei.
Register Ende/Kündigung 2
Erfassen Sie in diesem Register ergänzende Angaben zur Kündigung, insbesondere zu verhaltensbedingten Gründen, vorherigen Maßnahmen wie Abmahnung, bestehenden Vereinbarungen sowie zur Durchführung und Prüfung einer Sozialauswahl.
Im Fall einer Aussteuerung werden alle Felder in diesem Register nicht befüllt.
Register Kündigungsfrist
Im Schritt 6 des Assistenten machen Sie Angaben zur Kündigungsfrist, einschließlich Dauer, Berechnungsgrundlage und rechtlicher Besonderheiten wie Ausschluss der ordentlichen Kündigung oder Vorliegen eines wichtigen Grundes.
Im Fall einer Aussteuerung bleiben wieder alle Felder leer.
Register Zusatzleistungen
Im vorletzten Schritt werden noch Angaben zu möglichen Zusatzleistungen im Zusammenhang mit der Beendigung abgefragt, insbesondere Abfindungen sowie fortgezahltes Arbeitsentgelt über das Beschäftigungsende hinaus.
Bei einer Aussteuerung erfassen Sie hier unter Entlassungsentschädigung “Ungewiss” mit Grund 4.
Register Zusammenfassung
Im letzten Schritt werden noch zusammenfassende Angaben zu finanziellen und zeitlichen Folgen nach Beendigung erforderlich, insbesondere zu Urlaubsabgeltung, Vorruhestandsleistungen und Details zur Abfindung. Diese sind immer anzugeben.
Mit einem Klick auf “Speichern” sichern Sie abschließend Ihre erfassten Daten für die Arbeitsbescheinigung.
Hinweise
Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen und Nachweis
Um eine fristgerechte Abgabe sicherzustellen, können Arbeitsbescheinigungen bereits auf Basis vorläufiger Abrechnungen übermittelt werden. Voraussetzung ist die vollständige Bearbeitung des Assistenten.
Ausgeschiedene Mitarbeiter löschen Sie nach Versand der vorläufigen Abrechnung wieder aus dem aktuellen Bearbeitungszeitraum über die Schaltfläche “Austritt”. Überprüfen Sie zuvor (nach der vorläufigen Abrechnung und vor dem Löschen) mit der Schaltfläche “Kontrolle”, ob die Bescheinigung übertragen wurde.
Das Protokoll über die Arbeitsbescheinigung wird Ihnen -nach einer Bearbeitungszeit von ca. 1-2 Tagen- dann als Nachweis unter den Dokumenten im Monat des Austritts zur Verfügung gestellt.
Keine Stornierungen
Arbeitsbescheinigungen werden nach dem Testamentsprinzip übermittelt. Stornierungen sind nicht vorgesehen. Änderungen erfolgen ausschließlich durch Anpassung und erneute Übermittlung über den Assistenten mit anschließender vorläufiger und/oder endgültiger Abrechnung.
Datenbasis der Arbeitsbescheinigung
Für die Erstellung der Arbeitsbescheinigung werden folgende Zeiträume und Daten berücksichtigt:
Datenbasis: bis zu 60 Monate rückwirkend, frühestens ab Beschäftigungsbeginn
Beitrags- und Personengruppenschlüssel: letzte 60 Monate (automatisch)
Fehlzeiten: letzte 60 Monate (automatisch)
Arbeitszeitänderungen: 24–60 Monate (ggf. manuell zu erfassen)
Sonderfall Arbeitszeit: keine Änderung in den letzten 24 Monaten → nur diese 24 Monate relevant
Entgeltdaten: letzte 12–24 Monate (automatisch)
Steuerliche Eckdaten: letzte 12 Monate (automatisch)